Forfatter: Finn Schløsser-Møller
Tror du kontoplanen bare er et kjedelig regnskapsverktøy? Da går du glipp av ditt viktigste styringsverktøy for lønnsomhet.
Slutt å gjette – start å vite: Slik avslører kontoplanen dine reelle pengemaskiner.
For noen måneder siden møtte jeg en daglig leder som skrøt av omsetningsveksten. Da jeg spurte hvilke produktområder som drev veksten, ble han stille.
La meg gjette – du har en inntektskonto i regnskapet ditt?
Da går du glipp av vital informasjon om bedriftens reelle lønnsomhet. Det er som å kjøre bil med teipet speedometer uten GPS – du vet at du beveger deg fremover, men aner ikke hvor og hvor fort.
Mange bedriftsledere jeg møter har en farlig overbevisning: «Kontoplanen er regnskapsførerens domene – det er ikke noe jeg trenger å bry meg med».
Dette er like smart som å la navigatøren din bestemme hvor du skal reise.
Andre tror at en inntektskonto er tilstrekkelig fordi «penger inn er penger inn».
Din manglende interesse for kontoplanen koster deg sannsynligvis hundretusener hvert år.
Hvordan kan jeg være så sikker?
Fordi jeg gang på gang ser bedrifter som oppdager «skjulte blødninger» når de først begynner å splitte inntektene og kostnadene sine.
Kontoplan = Gørrkjedelig!
Den kjedelige versjonen:
En kontoplan er et standardisert og strukturert system for registrering og kategorisering av alle økonomiske transaksjoner i en virksomhet. Den består av en systematisk nummerering og gruppering av kontoer som brukes til å registrere:
- Eiendeler
- Gjeld
- Egenkapital
- Inntekter
- Kostnader
Har du sovnet allerede?
Jeg ser deg for meg der borte, hvordan øynene dine begynner å bli tunge bare ved synet av ordet «kontoplan». For la oss være oppriktig – det høres jo utrolig kjedelig ut…….»Standardisert system», «systematisk nummerering», «teknisk rammeverk»… Gjesp!
De vanligste fordommene om kontoplanen er at den:
- Er et nødvendig onde som bare regnskapsførere trenger
- Er et rigid system som bare handler om å tilfredsstille skatte-myndighetene
- Er så teknisk at den bare er for «tall-nerder»
- Er noe man setter opp en gang og så glemmer
Dette er faktisk ganske spennende når du først forstår kraften i det!
Når kontoplanen jobber mot deg – regnskapet lyver – og du lar det skje
Mange bedrifter undervurderer betydningen av en godt strukturert kontoplan. De bruker ofte en forenklet versjon som skjuler viktig informasjon, i stedet for å utnytte muligheten til å få detaljert innsikt i virksomhetens ulike områder.
Den ubehagelige sannheten om regnskapet ditt er imidlertid: Det lyver til deg. Ikke med vilje, selvfølgelig, men fordi du selv har bedt om det. Når du putter alle inntektene i «en sekk» (en konto), er det som å be regnskapet ditt om å holde viktige hemmeligheter skjult for deg.
Kontoplanen er faktisk ditt hemmelige våpen for å ta smartere beslutninger. Det er som å gå fra å kjøre bil med bind for øynene til å ha et high-tech navigasjonssystem som forteller deg nøyaktig hvor du tjener og taper penger.
Netflix bruker akkurat denne ideen i sin algoritme for finne ut hvilke filmer og serier du ser på. Det forteller dem hvor de bør investere mer tid og ressurser.
For mye av det gode? Når kontoplanen drukner i detaljer
Den andre ytterligheten er når detaljene kveler oversikten. Det er når du går så langt i din iver etter detaljer at du ender opp med et uoversiktlig virvar av kontoer.
Noen bedrifter lager separate kontoer for hver minste utgiftspost og inntektskilde, og resultatet blir ofte:
- Et komplekst system som er vanskelig å følge opp
- Økt risiko for feilføringer når det blir for mange valg
- Mer tid brukt på kontering enn på analyse
- Rapporter som drukner i detaljer i stedet for å gi oversikt
- Manglende konsistens i føringen over tid
Kunsten er å finne det nivået av detaljer som gir deg den innsikten du faktisk trenger for å ta bedre beslutninger. Ikke det som teoretisk sett er mulig å måle.
Når vekst skjuler tap
En av mine klienter, en håndverksbedrift, skrøt av at omsetningen hadde økt med 30% det siste året. «Fantastisk!» sa jeg. «Hvilke tjenester driver veksten?» Stillhet. Etter en grundig gjennomgang viste det seg at den økte omsetningen kom fra store prosjekter med minimal margin, mens de lønnsomme serviceoppdragene faktisk hadde gått ned.
En regnskapsfører jeg kjenner jobbet med en produksjonsbedrift som hadde tre hovedprodukter. På papiret gikk bedriften bra – omsetningen økte jevnt. Men da de endelig splittet inntektskontoen i tre, kom sjokkerende fakta frem:
- Produkt A: 60% av omsetningen, men bare 40 % av fortjenesten
- Produkt B: 20% av omsetningen, genererte 60 % av fortjenesten
- Produkt C: Gikk faktisk med tap, men dette var skjult av de andre produktenes lønnsomhet. Det var imidlertid det morsomste produktet å jobbe med.
Når kontoplanen jobber med deg – du får målbar innsikt!
Det er ditt ansvar som styret/leder å vite nøyaktig hvor pengene kommer fra og hvor de «forsvinner».
«Så hvordan løser vi dette? Det fine er at løsningen er enklere enn du tror:
Her er tre konkrete grep som vil gi deg bedre kontroll over lønnsomheten:
- Splitt inntektene etter forretningsområder
Identifiser dine viktigste inntektsområder – hva er det egentlig du selger?
Opprett minimum 3-4 separate inntektskontoer - Koble kostnader direkte mot inntektsområdene
Det holder ikke bare å splitte inntektene. Du må også vite hva det koster å levere hver tjeneste. Lag tilsvarende kostnadskontoer for direkte kostnader. Direkte kostnader er ofte varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes inn for videresalg, også innleid arbeidskraft som skal viderefaktureres. - Gjennomfør og lag gode rutiner for korrekt regnskapsføring
Sørg for at alle som fører regnskapet har god forståelse for hvordan kontoene skal brukes. Når du kontrollerer eller attesterer fakturaer, kan du også sjekke at riktig konto er valgt.
Med en gjennomtenkt kontoplan får du endelig full oversikt over virksomhetens reelle økonomi, og du får gode styringsdata i regnskapsrapportene. Du ser hvilke produktområder og tjenester som faktisk skaper overskudd, og hvilke som både tapper ressurser og ikke er lønnsomme. Dette gir deg et solid faktagrunnlag for prissetting, kostnadskontroll og strategiske beslutninger. Ikke minst kan du følge trender over tid og planlegge fremtiden basert på reelle tall – ikke magefølelse.
Stopp opp et øyeblikk og tenk: Hvordan styrer du egentlig bedriften din i dag?
Hvis kontoplanen din bare har en inntektskonto, er det som å kjøre på en ukjent vei med teipet speedometer og uten GPS. Ja, du beveger deg fremover, men du aner ikke hvor fort du kjører eller om du i det hele tatt er på rett vei.
Den største faren? At vi lurer oss selv. Vi ser på omsetningen som stiger og tenker «dette går bra». Erfaring viser imidlertid: De fleste bedriftsledere overvurderer systematisk hvor god kontroll de faktisk har.
Er du klar for å ta av teipen og installere GPS i bedriften din? Første steg er en gjennomtenkt kontoplan som gir deg den oversikten du faktisk trenger.
For husk: Det hjelper lite å kjøre fort hvis du kjører i feil retning.
