Verdiskaping gjennom dataforvaltning

Forfatter: Kristian Hviding Kvam

Data er den nye valutaen. Kryptovaluta er antagelig det beste beviset vi trenger på den påstanden. Som styremedlemmer og selskapseiere så er kanskje ikke det så relevant i seg selv.
Det som derimot er relevant, er at informasjon flyter raskere enn noen gang. Spesielt små og mellomstore bedrifter (SMB-er) står i en vanskelig situasjon. For oss kan muligheten til å kapitalisere på denne informasjonsstrømmen utgjøre forskjellen mellom vekst eller å bli stående stille. 

Det er ikke bare det å ha tilgang til informasjon som teller, det er hva man gjør med den som skaper virkelig verdi.

Tenk deg et scenario der hver eneste bit av kritisk informasjon i selskapet ditt, fra kundetilbakemeldinger og markedsanalyser til finansielle rapporter og operasjonelle data, er lett tilgjengelig, nøyaktig organisert, og umiddelbart til nytte for de som trenger den for å ta gode beslutninger.
Forestill deg videre at denne kritiske informasjonen ikke bare er begrenset til bruken internt, men også markant øker selskapets verdi ved et salg.
Dette er ikke en ønskedrøm. Det er en oppnåelig virkelighet for SMB-er som forstår verdien av god informasjonsforvaltning.

De direkte effektene av god informasjonsforvaltning

Når informasjon er godt organisert og lett tilgjengelig, kan beslutninger tas raskere og med større nøyaktighet. Med riktig informasjon for hånden kan ledere og ansatte navigere gjennom komplekse prosesser og situasjoner med større backing i fakta. Faktabaserte beslutninger med høy effektivitet er alltid gode konkurransefortrinn.

Innovasjon

Tilgjengeligheten av organisert informasjon stimulerer også innovasjon. Når ansatte har tilgang til data og innsikt fra forskjellige deler av selskapet vil det lette samarbeidet internt i selskapet, eller eksternt med samarbeidspartnere.

Styrets ansvar for organisering og forvaltning

God kontroll på informasjon forenkler den daglige driften, og er en ofte undervurdert faktor når et selskap vurderer fusjoner, oppkjøp eller salg.
Åpenhet, gjennom en robust informasjonsforvaltning, bygger tillit til selskapets operasjoner, finanser og strategier.

Derfor vil en godt organisert og tilgjengelig informasjonsdatabase gi potensielle kjøpere eller investorer trygghet. Due Dilligence prosessen blir veldig mye smidigere, og for en potensiell kjøper vil god og tilgjengelig informasjon bidra til å redusere risiko.

Totalt sett vil en strategi på informasjonsforvaltning i selskapet bidra til å øke selskapets verdi.

Det er styret som legger grunnlaget for denne verdiskapingen i selskapet gjennom en bevisst strategi på informasjons- og dataforvaltning.

Så da er det neste spørmålet; -hvilke strategiske grep bør styret ta i egen organisasjon?

Retningslinjer
Styret bør sikre at bedriften samler inn data, at det sikres høyest mulig kvaliteten på dataene og at organiseringen tilrettelegger for relevant bruk av dataene som innsamles. 

Gjennom utvikling og implementering av retningslinjer kan styret sørge for at selskapet har standarder for datainnsamlling og kriterier for dataintegritet.
Retningslinjene bør også fastesette prosesser for revisjon av databaser for å sikre korrekt og oppdatert informasjon.

Det kan lønne seg å investere i datastyringssystemer og sky-tjenester som støtte for retningslinjene. Slike systemer tilrettelegger tilgangsstyring og man kan automatisere prosesser for datavern og kvalitetskontroll. Kvalitetskontrollen kan identifisere og rette opp duplikater, uoverenstemmelser i data og utdatert data.

Videre bør retningslinjene legge opp til en styringspraksis der det hele tiden vurderes endringer i lovgivning og teknologiutvikling.

Business Intelligence

En modell alle selskaper bør kjenne til er business intelligence (BI).
Kjernen i BI er å omdanne store mengder rådata til nyttig informasjon for forretningsstrategi og beslutningstaking. BI-modellen omfatter flere komponenter som vi skal se kort på her:

Datainnsamling: Data samles inn fra ulike interne kilder som eksempelvis ERP (Enterprise Resource Planning) og CRM (Customer Relationship Management), samt eksterne datakilder som eksempelvis GA (Google Analytics).

Analyse: dataene renses og samles i kategorier i den første kvalitetskontrollen. Deretter identifiseres mønstre og trender for å kunne gi innsikt i dataene i en dypere analyse. Dette oppnås gjennom faste algoritmer, kunstig intelligens og såkalt data-mining teknikker.

Rapportering: mange BI-verktøy bruker visualisering i dashboards for å presentere de innsamlede dataene på en forståelig og tilgjengelig måte. Det er derfor vanlig å se fargerike grafer og tabeller i rapportene.

Beslutningsstøtte: målet med datainnsamlingen og anlysen skal alltid være at innsikten skal benyttes for å kunne ta velinformerte strategiske og operative beslutninger.
BI hjelper til med dette gjennom å gi innsikt i kundeadferd, optimalisering av forretningsprosesser, økt operasjonell effektivitet, konkurrentanalyse og identifisering av nye forretningsmuligheter.
Moderne BI-løsninger tilbyr også funksjonalitet som gir brukere uten teknisk ekspertise muligheten til å generere egne rapporter og analyser.
Det er derfor ikke lenger behov for å hyre inn kostbare konsulenter eller ansette spisskompetanse. Dette medfører at SMB plutselig har en helt ny verden tilgjengelig.

Kultur

Dersom informasjons- og dataforvaltning skal være en prioritert oppgave i selskapet må ansvarlighet forankres i organisasjonen.
På tross av at de nye teknologiene med kunstig intelligens og BI nå kommer for full fart inn i SMB, med lavterskel- adaptering, kan det være en klok strategi å allokere ressurser til opplæringsprogrammer og utvikling av interne ressurser. Ved å sikre at selskapet har ansatte med kunnskap og ferdigheter til å håndtere systemene internt sikres effektiv informasjonsforvaltning med alle de positive ringvirkninger det vil ha for selskapet.

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: