Forfatter: Bjarne Aamodt
Rolleforståelse, samspillet og relasjonen mellom eierne og styret kan være av stor betydning for et selskaps verdiskapende utvikling. Imidlertid vil dette forholdet praktiseres på forskjellig vis avhengig av selskapets størrelse og formål.
Rent formelt ivaretas forholdet mellom eierne og styret gjennom generalforsamlingen, – noe som ikke er tema i denne artikkelen. I denne artikkelen skal vi se nærmere på andre mer eller mindre uformelle forhold mellom eierne og styret, – m.a.o. forhold som på hensiktsmessig måte vil bidra til verdiskapingen i selskapet.
Rollefordeling, samspillet og relasjonen mellom eierne og styret vil måtte skje innenfor rammer og former som er nedfelt i norsk lovverk. Imidlertid er det godt rom for å tilrettelegge for kreativt, hensiktsmessig og verdiskapende samspill mellom de to viktige organene for selskapet.
Det er fire viktige forhold som i aksen eierne-styret vil ha betydning i denne sammenheng:
- Eierne som premissgiver
- Styrets opplysningsplikt
- Eierne som kunnskapsressurs
- Strategi- og forretningsutvikling
Eierne som den viktigste premissgiver for selskapet
Eierne er den viktigste premissgiver for selskapet, − og dermed også for styret − som normalt uttrykkes eller formidles gjennom:
- Vedtektene, herunder selskapets formål
- Andre beslutninger i generalforsamlingen
- Eiermelding / Eierstrategi / Selskapsdirektiv
- Andre møteplasser (eiermøter) enn generalforsamlingen
Opplysningsplikten overfor aksjonærene
For aksjeselskaper skal styret ivareta opplysningsplikten overfor aksjonærene, som normalt kan ivaretas gjennom én eller flere av følgende kanaler:
- Årsrapporter / Årsberetning
- Andre rapporter
- Aksjonærbrev
- Eiermøter
Eierne som kunnskapsressurs
Eierne vil i mange tilfeller, − særlig for startups / SMB selskaper − representere mye kunnskap som kan være av vital betydning for selskapets utvikling. Derfor er det viktig at det tilrettelegges for at styret kan konsultere eierne, og høste av innspill som vil kunne komme fra dem. Dette kan hensiktsmessig skje gjennom tilrettelagte møteplasser mellom styret og eierne, gjerne med daglig leder som deltaker.
Strategi- og forretningsutvikling
Ansvaret for strategi- og forretningsutvikling i selskapet tilligger styret, som normalt delegerer mye av arbeidet til den daglige ledelsen / administrasjonen. Men styret vil sørge for å angi utviklingsretning, samt selv planmessig involvere seg i strategiarbeidet.
Avhengig av selskapets størrelse og antall eiere, vil interaksjonen med eierne kunne være av stor verdi når det gjelder:
- Retning for utviklingen av selskapet
- Kreative ideer om forretningsutvikling
- Total kompetanse
- Finansiering
- Eiernes forbindelser som kan være viktige for realisering av forretningsplaner
Interaksjonen mellom eierne og styret innen strategi- og forretningsutvikling vil normalt kunne skje i eiermøter.
Eiermøter
Som indikert ovenfor, er eiermøter nevnt som en viktig arena for interaksjon mellom eierne og styret for å ivareta og høste av alle de fire ovennevnte viktige forhold mellom eierne og styret.
Generalforsamlingen er den formelle møteplassen hvor eierne setter absolutte krav og rammer for styret, og styrets arbeid. Denne møteplassen er lovregulert, og belyses ikke videre i denne artikkelen.
Derimot skal vi se nærmere på eiermøter som ikke er lovregulert, og som heller ikke har til hensikt å nedfelle absolutte krav eller rammer for styret. Vi snakker om eiermøter som tilrettelegges med fokus på verdiskapende utvikling av selskapet, og samtidig ivareta de forholdene som er nevnt ovenfor.
Helt uformelle eiermøter
Dette er en helt uformell møteplass mellom eierne og styret, som kan være på regelmessig eller ad hoc basis. Normalt kan også daglig leder delta her.
Hensikt med denne møteplassen er hovedsakelig:
- Gjensidig informasjon og orientering (altså begge veier mellom eierne og styret)
- Kreativ strategidiskusjon og idé-utveksling
- Innhenting av synspunkter fra eierne på styrets konkrete ideer
- Drøfting / konsultasjon av problemstillinger og utfordringer
Slike uformelle eiermøter vil normalt ikke kreve noe omforent møtereferat eller protokoll. Men det er viktig at det er gjensidig forståelse av dette, og dermed unngå at det senere hen skal refereres til det som ble behandlet som om det ble besluttet konkrete tiltak med forpliktelser for styret. Imidlertid vil hver av partene ta med seg idéer og kunnskaper om synspunkter fra den annen part, som kan være verdifulle for videre planlegging.
Eiermøter med oppfølging
Dette er en møteplass hvor eiere kan gi uttrykk for føringer eller anmodninger til aksjonærvalgte styre-medlemmer, men ikke av typen absolutte vedtak som i en generalforsamling.
Hensikten med denne møteplassen er:
- Samme som i den uformelle møteplassen beskrevet ovenfor, men i tillegg:
- Samordne eierinteresser
- Gi føringer/anmodninger/forventninger til aksjonærvalgte styremedlemmer
Som eksempel på anmodninger fra eierne, kunne dette være i form av at eierne ville ønske at styret skulle se nærmere på konkrete muligheter, − om disse kunne være gode ideer for selskapet.
For denne typen møteplass bør det sørges for utarbeidelse av et omforent møtereferat.
I tillegg burde det lages et omforent mandat mellom eierne og styret for denne møteplassen, slik at alle involverte har samme oppfatning av hva denne møteplassen egentlig representerer og betyr for de forskjellige parter.
Videre kan det tilføyes at denne type eiermøte nok egner seg best for selskaper med et fåtall betydelige eiere.
Til slutt kan tilføyes at denne møteplassen kan egne seg godt for utarbeidelse av eierstrategi / selskapsdirektiv.
Konklusjon
Ifølge Aksjeloven hviler forvaltningsansvaret av selskapet på styret. Imidlertid viser erfaring at for selskaper med relativt begrenset antall betydelige eier, kan et konstruktivt samspill mellom eierne og styret bidra til en verdiskapende utvikling av selskapet.
Denne typen konstruktivt samspill vil i vesentlig grad kunne foregå gjennom eiermøter hvor styret møter eierne i en mer eller mindre uformell setting. For at dette skal kunne foregå på en betryggende måte, er det imidlertid viktig at det tydelig avklares hvilken form eller status eiermøtet skal ha; − m.a.o. i hvilken grad det ligger noen forpliktelser eller anmodninger som det forventes at skal bli fulgt opp av styret. For å sikre dette bør det lages et mandat for denne møteplassen som er klar og entydig for alle involverte parter.
