Verdien av åpenhet

Forfatter: Kristian Hviding Kvam

Åpenhet omkring verdikjeder og produksjonsmetoder har sakte presset seg frem på agendaen for norske selskaper gjennom bevisste konsumenter og nylig en regulering gjennom Åpenhetsloven.
Forretningsetikk og organisasjonskultur har fulgt med på lasset, og åpenhet som styringsprinsipp er dermed i ferd med å bli et sentralt fokusområde for selskaper og styrer.

Her skal vi utforske hvordan en generell holdning til åpenhet i styret og ledelse bidrar til å bygge tillit, senke risiko, og dermed styrke markedsposisjonen og forbedre selskapets fleksibilitet i krise. Ikke minst skal vi diskutere sammenhengen mellom åpenhet og økonomisk gevinst for norske selskaper.

Åpenhet i Beslutningsprosesser

Åpenhet i styrearbeid handler om god kommunikasjon. Blant annet.

Etableringen av en kultur for åpenhet og transparens starter i styret. Det kreves en aktiv innsats og forpliktelse fra styret og ledelsen. Et miljø der åpenhet blir verdsatt, og ikke minst praktisert i styret, vil speiles nedover i alle deler av selskapets drift. I beste fall vil denne etableringen av åpenhetskultur bidra til å skape tillit i egen organisasjon.

Når styremedlemmer og ledere deler informasjon med sin organisasjon, må det sørges for at alle forstår både hva beslutningen er, og hvorfor den er tatt.
Som virkemiddel vil dette fremme en følelse av eierskap og engasjement blant ansatte. Forståelse, eierskap og engasjement er kanskje de sterkeste faktorene for å øke arbeidsglede og beholde kompetent arbeidskraft.
I tillegg, så er det slik at når mennesker forstår bakgrunnen for beslutninger, så er de mer tilbøyelige til å støtte og engasjere seg i implementeringen. Dette vil særlig være gjeldende i endringsprosesser.

Åpenhet på dette nivået er fundamentalt for å etablere gjensidig tillit mellom selskapet og eierne, og mot eksterne interessenter.

Inkludering og relasjoner

Åpenhet involverer også inkludering.
Både organisasjonen og aksjonærer har behov for å dele sine perspektiver og innsikt. Styret og ledelse har ansvar for at innspill blir vurdert og faktisk fører til bedre og mer velinformerte beslutninger. Særlig viktig blir dette i komplekse situasjoner der forskjellige synspunkter kan gi en mer helhetlig forståelse av problemstillingene.

På denne måten vil åpenhet og inkludering hjelpe til med å identifisere og adressere kritiske risikoer tidlig. Et styre og en ledelse med aktivt forhold til verdien av tidlig inkludering vil være bedre rustet til å håndtere potensielle problemer på en effektiv måte.

Det forventes oftere at selskaper tar ansvar for samfunnsutvikling og bærekraftig utvikling. Selskaper som praktiserer en høyere grad av åpenhet og inkludering enn lovverket ber om, vil oppnå en høyere grad av tillit og dermed bygge sterkere og mer positive relasjoner med aksjonærer og andre interessenter.

Utfordringer og Løsninger

Selv om intensjonen om åpenhet er der, står mange selskaper overfor hindringer i implementeringen. Utfordringer er vanligvis frykt for konflikt, mangel på ressurser, eller utfordringer knyttet til bedriftskultur.
Det er viktig å kunne manøvrere i dette landskapet om man skal lykkes med implementering av en åpenhetskultur.

Det er helt normalt å frykte at økt åpenhet kan føre til kritikk av selskapet eller styret, eller andre negative konsekvenser.
I en slik kultur vil det mest sannsynlig også medføre at ledere og ansatte er mer motvillige til å dele informasjon. Å endre dette krever en betydelig strategisk innsats og kan møte motstand, spesielt fra de som føler seg truet av endringen.

Ressurser, og kunnskap om verdiskapende åpenhet, er viktig elementer dersom man skal klare å endre åpenhetskulturen i et selskap. Organisasjonen må ha nødvendige verktøy og forståelse for hvordan man best skal gå frem.

For å overkomme motstand mot endring, er det avgjørende med en sterk forpliktelse fra toppledelsen. Styret og ledere må være rollemodeller for åpenhet og aktivt fremme denne verdien i alle organisasjonsnivåer.

Gradvis bygging av en åpenhetskultur 

Det er de første små skrittene som er viktige.
Et første skritt kan være regelmessige «town hall»-møter der ansatte kan stille spørsmål og få ærlige svar. Det er også viktig å aktivt belønne og anerkjenne åpenhetspraksis.

Opprettelse av plattformer der ansatte kan dele tilbakemeldinger eller bekymringer anonymt kan oppmuntre til mer åpenhet, spesielt i disse tidlige stadier av kulturendringen. Så er det styrets oppgave å bidra til at ledelsen behandler tilbakemeldingene med nødvendige virkemidler.

Opplæring i effektiv kommunikasjon på de riktige nivåene i organisasjonen og tilgang til de rette verktøyene, vil hjelpe til med å lette prosessen og senke konfliktfrykten.
Dette inkluderer for eksempel trening i hvordan man formidler sensitive eller komplekse temaer på en klar og konstruktiv måte.

Til slutt er det et viktig prinsipp at åpenhetskulturen skal være dynamisk. Endringsvilje gjennom regelmessig evaluering og tilpassing vil sikre tillit, relevans og effektivitet.

Aksjonærer og andre interessenter

Åpenheten som praktiseres internt i en organisasjon og åpenheten overfor eksterne interessenter, spesielt aksjonærer, er tett sammenkoblet. 

Den åpenheten som en organisasjon praktiserer internt, reflekterer ofte den holdningen de viser overfor sine eksterne interessenter. Et styre som fremmer en kultur av ærlig kommunikasjon og inkluderende beslutningstaking internt, vil sannsynligvis følge en lignende tilnærming i sitt forhold til aksjonærer og kunder.

Oppbygging av en sterk og troverdig merkevare i møte med kundekrav fordrer en ganske konsekvent åpenhetspraksis. Spesielt viktig blir dette i krisetider, eller i situasjoner der sensitive eller kontroversielle beslutninger må tas. Risikoen for misforståelser og konflikter som kan oppstå må reduseres til et minimum gjennom informasjonsdeling.
Aksjonærer og kunder verdsetter tydelighet og ærlighet. Dette styrker tillit og aksjonærenes langsiktige forpliktelse til selskapet.

Styremedlemmers ansvar
Som styremedlemmer er vi forpliktet fra vi har fattet en beslutning til denne er implementert og kommunisert.

Mange interessenter vil peke på styrets etiske forpliktelse til å implementere en åpenhetspraksis. Som styremedlem er dette selvfølgelig et prinsipp vi burde følge, men jeg vil heller se på åpenhet omkring prosessen som en strategisk fordel som kan bidra til en betydelig verdiskaping gjennom en styrket merkevare, økt kunde- og aksjonærtillit samt økt trivsel i organisasjonen.

En etablert åpenhetskultur forankret i selskapets styringsprosesser, fremstår som hovedverktøyet for å ruste selskapet til å navigere i stadige skifter i lovregulering, konkurranseforhold og samfunnsutvikling.

Alt starter i styret.

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: