Forfatter: Finn Schløsser-Møller
Du skal gjøre jobben helt alene, og hverdagen ville vært helt annerledes som du hadde flere ressurser som du kan trekke på. Skal du i tillegg bli plaget med kontroll, mas og oppfølging fra ditt eget styre? Det har du ikke tid til!
Forskjellen på en bedrift med mer enn 50 ansatte og en bedrift med 1-5 ansatte hvor eier også er daglig leder, er stor.
Jeg er spesielt engasjert i problemstillinger som «startups», mindre bedrifter og familiebedrifter har i hverdagen. Denne artikkelen har derfor fokus på disse selv om problemstillingene kan være like i også i større bedrifter.
Hverdagen forsvinner uten at du rekker å gjøre alt som må gjøres. Du må prioritere kundene. Det er de du lever av. Det blir derfor ofte et stort etterslep, og mange skippertak på kvelder og helger med administrative oppgaver.
I tillegg kommer det også stadig nye krav om regler som skal overholdes. Bedriften din er for liten til å komme inn under lovkrav som åpenhetsloven og bærekraftrapportering. Allikevel må du forholde deg til slike lover og regler når dine leverandører forlanger det.
-Å ta med eksterne i styret kan fort bli en masse ekstraarbeid, hører jeg ofte
Skal jeg i tillegg bli plaget med kontroll, mas og oppfølging fra mitt eget styre? Det har jeg ikke tid til!
«Hva skjer når jeg får med en ekstern person i styret?
Skal alt jeg gjør gås etter i sømmene og kontrolleres?
Systemet jeg har fungerer godt for meg – hvorfor skal andre blande seg inn i mine rutiner og hvordan jeg gjør ting?»
«Jeg har hørt om flere som har fått med eksterne i styret og det har endt opp i bare en masse ekstraarbeid for daglig leder/eier»
Hvordan blir styret et hår i suppen for deg som daglig leder og eier?
Aksjelovens § 6-12. Forvaltningen av selskapet https://lovdata.no/lov/1997-06-13-44/§6-12 er klar på at forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret har derfor et klart ansvar på at bedriften skal være forsvarlig organisert.
Når man er få personer i bedriften er det lett for at diskusjoner rundt organisering og rutiner kan bli veldig personlig og føles som personlig kritikk.
Hvor går grensen for ansvaret for å organisere virksomheten til å bli et hår i suppen for administrasjonen?
- Styret bruker mye tid på oppfølging og kontroll
- Du får stadig flere krav om rapportering i alle former
- Det brukes lite tid til å diskutere hvordan driften kan forbedres
Mikromanagement: Når styremedlemmer prøver å involvere seg for mye i den daglige driften, kan det skape frustrasjon og forvirring blant de ansatte. Det kan også undergrave din autoritet som daglig leder ved at beslutninger stadig blir overprøvd eller diskutert.
Har du et styre som er for opptatt av mikromanagement og kontroll, har du kanskje ikke et riktig styre for din bedrift.
Når kan styrets ansvar for organisering bli en positiv opplevelse for deg og bidra til verdiskaping?
Organisering og kontroll har imidlertid flere positive aspekter ved seg….
For mange handler struktur og organisering om å flytte det de har i hodet ned på papiret. Da sørger en for at andre har viktig informasjon tilgjengelig om driften når det er behov for dette. Verdien i virksomheten ligger ofte i hodene til personene.
Hva skjer hvis du eller en av dine nøkkelpersoner blir utsatt for en ulykke eller dør i morgen? Virksomheten kan miste både kunnskap og knowhow som er kritisk.
Hva hvis noen blir sykmeldt i lang tid og du må sette nye folk inn i arbeidet midlertidig eller permanent?
Banker og andre finansinstitusjoner blir usikre i forhold til å finansiere bedrifter der hvor det kun er en eier som er nøkkelperson i bedriften. Kan du overbevise banken om at bedriften ikke er avhengig av deg?
Kanskje har du startet virksomheten med tanke på å sikre både deg og familien en god økonomi og sikker framtid.
Jeg har opplevd flere situasjoner hvor eier som også er daglig leder, har falt fra eller blitt syk og ikke lenger har vært i stand til å drive. Selv om salg ikke er i planene i dag, kan det på et senere tidspunkt fort bli aktuelt å selge bedriften. Om «livsverket» da har en verdi som «selskap» eller kun har en likvidasjonsverdi er avhengig av hvordan bedriften er organisert, og om det er mulig for andre å sette seg inn i og ta over driften.
Legg nye rammer for deg selv: Hvis du skulle gjennom en DD (due diligence) i dag, hva ville resultatet blitt? Hvis du hadde solgt bedriften din i morgen, hva ville kjøper forlangt avslag for i prisen?
Her er det styrets ansvar for forsvarlig organisering kan gjøres til noe positivt.
Det er ikke bare snakk om administrative rutiner og økonomisk oppfølging. Å organisere et firma på en måte som skaper verdier handler om mye mer enn bare strukturen på papiret. Det dreier seg om hvordan man optimaliserer ressursene, fremmer kultur og engasjement blant ansatte, og sikrer at firmaet kan tåle endringer og utfordringer.
Dette gjelder ikke bare store firmaer, men også små virksomheter. Det å ha en god personalpolitikk, ansatte som jobber selvstendig og transparente rutiner er viktig.
Gjennom en aktiv dialog med styret for å skape gode rutiner og organisering av bedriften din, vil du også sørge for verdiøkning av selskapet.
Oppsummering
- Sørg for god forventningsavklaring med mulige styremedlemmer. Hvordan kan de bidra? Hvordan kan dere jobbe sammen i praksis.
- Det hjelper ikke om styremedlemmer har god kompetanse hvis de ikke har god nok forståelse for hvordan hverdagen i små og mellomstore bedrifter er. Bruk tid på å sikre at de forstår din bedrift og situasjon godt før de går inn i styret.
- Å ha med eksterne i styret og som kjenner selskapet godt, gir også en sikkerhet for kontinuitet bedriften.
- Bruk styret som en ressurs også i organiseringen av virksomheten.
Ikke tenk at styrets ansvar er kun kontroll, men se på muligheter for bistand i å finne nye løsninger og forbedre eksisterende. - Tenk sikring av verdier – jobb sammen med styret for å lage gode rutiner og organiseringer som gjør bedriften mindre avhengig av deg og andre nøkkelpersoner. Da har du samtidig sørget for en god organisering.
