Forfatter: Ole Sverre Spigseth
En gjennomarbeidet og velstrukturert årsplan bidrar til et mer effektivt, verdiskapende og strategisk styre.
Hva er styrets årsplan?
Styrets årsplan, også kjent som årshjulet, er en visuell oversikt over viktige hendelser, aktiviteter og ansvar som styret forventes å håndtere i løpet av et kalenderår. Dette omfatter vanligvis styremøter, generalforsamling, styrets fokusområder og oppfølgingsområder, evalueringer, strategiske beslutninger, budsjettprosess, strategiprosess, oppfølging av bærekraft og åpenhetslov, og mye mer. Årsplanen gir både styret og daglig leder en klar tidsramme for når hver av disse aktivitetene skal finne sted.
Formålet med styrets årsplan er å gi struktur til styrets arbeid og hjelpe til med å oppnå organisasjonens mål. Den sikrer at styret og administrasjonen ikke overser viktige frister eller muligheter, og gjør det mulig for dem å jobbe effektivt gjennom hele året.
Hvorfor bør det lages en årsplan for styrets arbeid?
Ansvaret som legges både på styret og administrasjonen øker stadig. Regelverk innen personvern (GDPR) og bærekraft (åpnehetsloven og EU-reguleringer), er eksempler på forhold som bidrar til at det stadig blir flere saker som kjemper om styrets oppmerksomhet. I mars 2020 ble mange styrer overrasket av korona- pandemien. De færreste hadde kriseplaner for en pandemi den gang. I dag bør pandemi være et av elementene i selskapets kriseplan. En plan som bør evalueres årlig, og dermed inngå i årsplanen.
Styrets årsplan utgjør selve kjernen i et velorganisert og effektivt styrearbeid. Den gir et strukturert rammeverk for hvordan styret skal styre organisasjonen gjennom året ved å fastsette hvilke saker som skal behandles når. En god årsplan gir kontinuitet i styrearbeidet og sikrer at styret legger nok tid på hvordan de kan bidra til organisasjonens verdiskaping. Den fungerer som en felles rettesnor både for styret og daglig leder og sikrer at riktig saker behandles til rett tid.
En god årsplan bidrar til at styret har en langsiktig plan for selskapet, samt at man er tydelige på forventningene til både daglig leder, styremedlemmer og andre ressurser.
Årsplanen sikrer effektivitet og verdiskaping i styrearbeidet
Vi opplever til stadighet at styret ved evaluering av sitt arbeid for foregående år, innser at agendaen i svært stor grad har vært fylt med ad hoc-saker eller tilbakeskuende forhold. Ofte får rapportering rundt drift og regnskap mer tid enn strengt tatt nødvendig. Dette betyr som regel at styrets kontrollansvar er godt dekket. Samtidig kan det bety at det ikke er balanse mellom tiden styret benytter på kontroll- og tilsynsansvaret og tiden som brukes på verdiskapende aktiviteter. I de fleste virksomheter er det helt avgjørende at styret har fokus på verdiskaping og evner å sette retning og prioriteringer for administrasjonen. Administrasjonen kan lett ha i overkant mye søkelys på de daglige, operasjonelle oppgavene.
En årsplan som strekker seg utover det neste styremøtet, bidrar til at de viktige og riktige sakene havner på agendaen. En god årsplan inkluderer både lovpålagte saker og de saker som er av strategisk betydning for selskapet. Dermed gir den både styret og administrasjonen føringer på hva man må forberede seg på.
Fordelene med en årsplan
- Prioritering: Sikrer at styret planlegger og prioriterer saker som er viktige for organisasjonen og får dem på dagsordenen. Fremmer en felles forståelse blant styremedlemmene om prioriteringene.
- Juridisk overholdelse: Sikrer at alle lovpålagte forhold blir behandlet til rett tid innenfor gitte frister.
- Arbeidsmengde: Gir et realistisk bilde av hva styret kan håndtere på ett år innenfor den gitte møteplanen. Bidrar til at forventninger og arbeidsfordeling mellom styret og administrasjonen blir tydelige.
- Forutsigbarhet: Gir administrasjonen mer forutsigbarhet og tid til å forberede saker som skal behandles. Både styret og administrasjon får bedre mulighet til å lese seg opp og planlegge sine bidrag, noe som fremmer bedre diskusjoner og øker verdiskapingen i styrerommet.
- Kompetanse: Bidrar til å avdekke om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å gripe fatt i de utfordringer som er viktig for virksomheten. Dette kan danne grunnlag for rekruttering av nye styremedlemmer eller beslutning om leie inn ekstern bistand i form av en styrekonsulent.
- Kontinuerlig forbedring: Styret kan bruke årsplanen til å evaluere sin egen innsats og identifisere områder som kan forbedres.
- Effektivitet: Gir styret en fast tidsplan som sikrer at viktige oppgaver og frister blir overholdt.
Hvem har ansvaret for utarbeidelsen av årsplanen?
En årsplan er ikke lovpålagt, og det er opp til det enkelt styre å beslutte hvorvidt man skal utarbeide en slik plan. Hvordan årsplanen skal utarbeides er ofte beskrevet i en styreinstruks. Noen styrer vedtar planen i første møte etter generalforsamlingen. Dette blir da som regel en plan som går fra ordinær generalforsamling og 12 måneder fremover. Den vanligste tilnærmingen er imidlertid å sette opp årsplanen mot slutten av hvert kalenderår, gjerne etter at både strategi og budsjett for kommende år er vedtatt.
Vanligvis er det styrets leder, i samarbeid med daglig leder, som utarbeider et forslag til årsplan. Dette forslaget blir så diskutert og vedtatt på et styremøte rundt årsskiftet. Slik blir hele styret involvert i å sikre rett prioritering av saker, og alle styremedlemmene kan sette av datoene i sin kalender.
Hvordan utarbeide en årsplan
Første skritt er å identifisere de viktigste oppgavene som styret må behandle gjennom året, og oppnå enighet om dette. Dette inkluderer å bestemme hvilke faste saker som skal behandles på hvert styremøte og hva som skal behandles årlig eller halvårlig. Her må man ta hensyn til hvilke frister styret må forholde seg til når det gjelder føringer fra eiere og myndigheter. Innholdet vil selvfølgelig variere fra selskap til selskap. Både organisasjonens størrelse, ambisjonsnivå og bransje vil spille inn her.
En viktig del av å utarbeide en slik årsplan er å vurdere hvordan den kan hjelpe styret med å oppfylle sine juridiske forpliktelser. Hvilke saker skal styret behandle når, i forhold til sitt forvaltningsansvar regulert i aksjelovens §6-12? Hva er det som sikrer at vi har kontroll på at selskapet er forsvarlig organisert? Hvilke planer, budsjetter og retningslinjer skal fastsettes når? Hvordan sikrer vi at vi er godt nok orientert om selskapets økonomiske stilling og at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll?
Hvilke andre forhold, reguleringer og frister må vi forholde oss til når?
Når skal vi diskutere strategi og når skal den vedtas? Når må budsjettet være vedtatt? Hvor ofte skal vi følge opp selskapets rutiner og status innen HMS, GDPR, åpenhetsloven og bærekraft?
Hva bør årsplanen inneholde?
Som nevnt over, bør dette tilpasses organisasjonens størrelse og ambisjoner, sant de reguleringer man er eksponert for. Her er et eksempel på hvordan en årsplan kan se ut:
Avsluttende kommentarer!
Selv om en styrets årsplan gir struktur og retningslinjer, må styret være fleksibelt og kunne tilpasse planen etter behov. Nye saker må kunne legges til i planen i tilfelle hastesituasjoner eller endrede prioriteringer. De fleste styreportaler har en funksjon for å opprette årsplaner, som tar hensyn til styrets aktivitetsnivå og gir forslag til saker. Dette hjelper med å balansere lovpålagte og verdiskapende oppgaver gjennom året.