Forfatter: Jan Christian Bernhardt
Et godt styre-årshjul kan gi betydelige gevinster i form av økt effektivitet og hjelp til å tilfredsstille juridiske krav, med en relativt beskjeden innsats.
I Styreforeningen er vi opptatt av mange sider ved styrearbeidet. Et godt styre-årshjul kan gi betydelige gevinster i form av økt effektivitet og hjelp til å tilfredsstille juridiske krav, med en relativt beskjeden innsats.
Min kollega, Ole Sverre Spigseth, har tidligere skrevet en god artikkel, hvor han blant annet beskriver hva en årsplan er, hvilke fordeler den gir, og hvordan man teknisk kan utarbeide en slik plan.
I denne artikkelen bruker jeg begrepet «årshjul» og forutsetter at du som leser allerede vet hva det er. Jeg vil derfor fokusere på å gi noen innspill og tanker rundt hvilke saker som kan være aktuelle å inkludere i styrets årshjul. Noen av disse sakene er lovpålagte.
Utarbeidelse og revidering av styreinstruks
- Har vi en styreinstruks? Når ble den sist revidert? Hvor ofte skal vi revidere den?
- Har vi tilstrekkelig antall styremøter? Behovet kan variere avhengig av kompetanse og erfaring i styret og ledelsen, virksomhetens fase, vekst og endringer.
- Er fristene for innkallinger passende for oss? Har vi definert krav til vedlegg og omfang?
- Stiller vi krav til kommunikasjonsform i styret? (Dialogisk vs. debattbasert?)
Regnskaps- og økonomirapportering
- Krav til rapportering fra daglig leder hver fjerde måned. Må behandles av styret.
- Er presentasjonen av regnskapstall god nok? Forstår styremedlemmene nok til å kunne stille spørsmål? Bør vi bruke nøkkeltall i rapporteringen?
- Fokuserer vi kun på resultatregnskap, eller får balansen den nødvendige oppmerksomheten?
- Har vi gode budsjetter hvor vi kan kontrollere avvik?
- Bør økonomisjef, regnskapsfører eller revisor delta i møtene?
- Er det krav til årlig møte med revisor uten daglig leder til stede?
Verdivurdering av virksomheten
- Finnes det bedre verktøy for å måle styret og ledelsens prestasjoner enn verdivurderinger? Bør gjentas årlig.
- En god verdivurderingsrapport synliggjør hvor forbedringer bør gjøres.
- En oppdatert verdivurdering kan være «gull verdt» hvis det blir aktuelt å selge virksomheten.
Forsvarlig egenkapital og kapitalsituasjon
- Styret har ansvaret for forsvarlig egenkapital. Hva er «forsvarlig» hos oss?
- Har vi for mye «cash» i selskapet? Hvordan forvalter vi kapitalen for eierne?
- Hvorfor har vi dårlig likviditet? Viktige stikkord kan være for sen fakturering som følge av manglende timeføring eller dårlig ledelse og ubalanse mellom kredittid hos leverandører og kredittid ut mot kundene.
Daglig leders rapport til styret
- Er rapportmalen tilpasset styrets behov? Gir den grundig nok informasjon og økt effektivitet?
- Bør malen tilpasses daglig leders kompetanse og erfaring?
- Hvor ofte skal daglig leder rapportere?
Evaluering av daglig leder
- Er krav og forventninger til daglig leder tydelige nok? Når ble stillingsbeskrivelsen sist endret?
- Har vi en god metode for å evaluere daglig leder? (Det finnes gode verktøy og ekstern hjelp.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
- Er vi genuint opptatt av HMS? Skjønner vi hvorfor det er viktig? Bruker vi nok tid?
- Ledelsens gjennomgang innenfor HMS-området bør presenteres for styret.
- Bør HMSK-leder som kan ta seg av presentasjonen på styremøtene?
Gjennomgang av styrets sammensetning og kompetanse
- Hvem er ansvarlig for at styremedlemmene har god nok kompetanse? Styret.
- Hva er kompetansebehovet i styret opp mot eksisterende strategier?
- Hva er den ideelle sammensetningen i vårt styre?
- Våger den enkelte å trekke seg fra styret når kompetansen ikke lenger er relevant?
- Fungerer vi godt nok som team?
Informasjon og mediehåndtering
- I en krisesituasjon; hvem håndterer media? Hvem orienterer organisasjonen?
- I den enkelte sak; hvem informerer om hva? Alltid daglig leder? Hva med ansattvalgte?
- Hvordan håndterer vi henvendelser fra media? Vanskelige saker tilfaller styreleder? Er daglig leder den som bør «skinne» i media?
- Har vi behov for medietrening?
Kontrollsaker og etterlevelse av lovverk
- Har vi oversikt over hvilke lover og forskrifter vi må tilfredsstille?
- Hvordan legger vi opp vår kontrollvirksomhet?
- Hva gjør vi hvis vi ikke tilfredsstiller kravene? Lager vi en plan for å oppnå samsvar?
Taushetsplikt i styret
- Kan vi kreve full, generell taushet rundt styresaker? Neppe, ytringsfriheten rangerer høyere enn lojalitetsplikten. Hvordan håndterer vi dette? Løsningen kan være å kreve generell varsomhet og vurdere konfidensialitet i hver enkelt sak.
- Konfidensialitetserklæringer for ansatte som informeres av ansattvalgte?
Virksomhetens strategiplan
- Styret skal fastsette planer for selskapets virksomhet, jf. ASL § 6-12 (2). Finnes det viktigere planer å engasjere seg i for styret?
- Hvordan jobber vi med strategi i vår virksomhet? Det er bra å få inn flere stemmer enn ledelsens i strategiarbeidet, men det er ikke alltid det passer at alle er med .
- Hvordan rapporterer daglig leder implementering av vedtatt strategi til styret?
- Hvordan formidler vi strategiske valg og tiltak til organisasjonen?
- Hvordan sikrer vi at strategiarbeidet er en naturlig funksjon ved virksomheten?
Avslutning
Jeg håper at det som er skrevet over kan fungere som en liten huskeliste når du skal utforme årshjulet i ditt styre. Husk at det kan være en rekke temaer utover dette, som kan være aktuelle hos akkurat deg.