Søk
Close this search box.
Søk

Styrets arbeid i endringsprosesser

Forfatter: Robert Lona

I dagens raskt skiftende markeder er endringsprosesser blitt en viktig del av alle organisasjoner for å opprettholde attraktivitet og konkurransekraft. Virksomheter må fortløpende tilpasse seg ny teknologi, endrede markedsforhold og regulatoriske krav for å beholde og utvikle posisjon i markedet, samt å være attraktive for både kunder og ansatte. I dette har styret et strategisk ansvar for å sørge for å gjennomføre større endringer. Artikkelen ser nærmere på hvordan styret kan lede gjennomføringen av større endringer og sikre god implementering i virksomheten.

I dette har styret et strategisk ansvar for å sørge for å gjennomføre større endringer i virksomheten. Styrets ansvar, utover å overvåke og støtte administrasjonen, er å sikre effektiv implementering av strategiene, ved blant annet å gjennomføre slike endringer, for på den måten ivareta eiernes interesser. Større endringer kan inkludere omorganisering, innføring av ny teknologi eller endring i forretningsstrategi. 

Strategi og strategisk veiledning 

Strategi er essensen av hvordan en virksomhet planlegger å nå sine langsiktige mål. Styret må være dypt involvert i å utvikle og finjustere denne strategien, spesielt i tider med store endringer. Strategien definerer hvordan virksomheten skal konkurrere i markedet, hva slags verdier den ønsker å skape, og hvilke ressurser som skal benyttes for å nå målene.

Strategisk veiledning fra styret er viktig for å sikre at endringsprosessene er i tråd med organisasjonens overordnede mål. Dette innebærer blant annet å gi klare retningslinjer og rammer for beslutningstaking, samt å overvåke fremdriften og resultatene av endringene.

Mål og kommunikasjon

For å sikre at strategien blir implementert på en effektiv måte, må styret sørge for at alle i organisasjonen forstår og støtter strategiens mål og tiltak. Dette krever en god kommunikasjon og forklaring av strategien, samt at styret og ledelsen fungerer som rollemodeller ved å etterleve strategien i praksis.

Ved å sørge for en klar og inspirerende kommunikasjon er grunnlaget for en vellykket endringsprosess lagt. Styret må utvikle mål og strategier som ikke bare gir en klar retning, men som også inspirerer og motiverer de ansatte. Kommunikasjonen bør blant annet svare på spørsmål som: 

  • Hvorfor er endringen nødvendig? 
  • Hva håper vi å oppnå? 
  • Hvordan vil denne endringen forbedre virksomheten og de ansattes arbeidshverdag?

Når mål og strategier er etablert, må styret og ledelsen sørge for at dette formidles tydelig og klart gjennom hele organisasjonen. Dette kan man gjøre ved å bruke ulike kommunikasjonskanaler som blant annet allmøter, nyhetsbrev, e-post, intranett og sosiale medier. Hyppige oppdateringer om fremdriften og åpenhet om utfordringer og suksesser, bidrar til å bygge tillit og engasjement blant ansatte.

Kommunikasjonsstrategien bør ivareta mulighet for toveis kommunikasjon slik at styret og ledelsen kan få tilbakemeldinger på prosessen fra ansatte, og eventuelt andre interessenter som eiere, kunder, leverandører, o.l. Dette vil skaper en følelse av deltakelse og eierskap blant de ansatte, som igjen kan redusere motstand mot endringen. 

Styrets rolle i å lede i endringsprosessene

Styret har en viktig rolle i å lede virksomheten gjennom de nødvendige endringsprosessene. Deres ansvar strekker seg fra å formulere overordnede strategier til å sikre at disse strategiene blir gjennomført på en effektiv måte. Styret må balansere mellom å være en veileder og en tilsynsmyndighet, samtidig som de må sikre at alle interessenter føler seg hørt og verdsatt.

Styret må også sørge for at ledelsen har de nødvendige ressursene og støtten for å gjennomføre endringene, som kan for eksempel være å godkjenne nødvendige investeringer, sørge for tilgang til kompetanse og verktøy, samt å overvåke fremdriften av endringen. Styret må også være proaktive i å identifisere og håndtere motstand mot endringen, som krever god forståelse av organisasjonens kultur og dynamikk og evnen til å kommunisere effektivt med de ansatte.

Hvordan kan styret sikre god implementering

For å sikre god implementering av endringsprosesser må styret ha en proaktiv og strukturert tilnærming. Dette inkluderer flere viktige oppgaver:

  1. Klar planlegging og målsetting: 

Styret bør utvikle en detaljert handlingsplan med klare mål og tidsrammer for implementeringen av endringene, ved å definere konkrete trinn og milepæler som skal nås underveis.

  1. Ressurstildeling: 

Sikre at nødvendige ressurser, både økonomiske og menneskelige, er tilgjengelige for å støtte implementeringen. Dette kan inkludere investering i ny teknologi, opplæring av ansatte og andre nødvendige verktøy og støttefunksjoner.

  1. Ansvarsfordeling: 

Det må være tydelig hvem som er ansvarlig for de ulike områdene av implementeringen, som kan innebære å utpeke prosjektledere og team som skal overvåke spesifikke deler av prosessen og rapportere fremdriften til styret.

  1. Kontinuerlig overvåking og evaluering: 

Styret må etablere rutiner for løpende å overvåke fremdriften av implementeringen med bruk av regelmessige rapporter, fremdriftsmøter og KPI’er (Key Performance Indicators) for å måle suksess.

  1. Tilbakemelding og justeringer: 

Å være åpen for tilbakemeldinger og villig til å justere planer basert på ny informasjon er viktig. Styret må sikre at det er en kultur for kontinuerlig forbedring i hele organisasjonen hvor innspill fra de ansatte blir tatt på alvor.

  1. Kommunikasjon og feiring av milepæler: 

Kommuniser regelmessig med hele organisasjonen om fremdriften og feire suksesser underveis. Dette bidrar til å opprettholde motivasjonen og engasjementet blant ansatte.

  1. Krisehåndtering: 

Forbered planer for hvordan man skal håndtere potensielle utfordringer og kriser som kan oppstå underveis, som betyr å ha beredskapsplaner og tydelige prosedyrer for krisehåndtering ved oppstart av endringsprogrammet.

Involvering og deltagelse

Involvering og deltagelse er nøkkelfaktorer for å sikre at endringsprosesser blir vellykkede. Når de ansatte føler seg involvert og verdsatt, øker deres engasjement og vilje til å bidra til endringen. Styret og administrasjonen bør tilrettelegge for bred involvering for å skape arenaer hvor alle kan delta aktivt.

Et effektivt verktøy for involvering er etableringen av tverrfaglige team som arbeider med spesifikke områder av endringsprosessen. Disse teamene kan bestå av representanter fra ulike avdelinger og nivåer i organisasjonen, noe som vil fremme samarbeid og erfaringsdeling av på tvers av organisasjonen.

Videre kan det være nyttig å arrangere idédugnader og åpne forum hvor ansatte kan komme med forslag og diskutere muligheter og utfordringer. Slike tiltak bidrar ofte til å bygge en kultur for åpenhet og innovasjon, hvor alle føler at deres stemme blir hørt og verdsatt. Dette kan skape en felles følelse for ansvar og eierskap over endringsprosessen.

Engasjement og støtte

Endringsprosesser kan være belastende for alle ansatte og det er derfor viktig å ha fokus på menneskene i organisasjonen. Styret må anerkjenne at det kan være emosjonelt og psykologisk belastende for de ansatte å gjennomføre endringer, og derfor må det arbeides aktivt for å støtte de ansatte gjennom disse utfordringene. Engasjement fra de ansatte er viktig i alle endringsprosesser. Uten tilstrekkelig støtte fra medarbeiderne, vil selv den best planlagte endringen møte betydelig motstand. Det å opprettholde en god arbeidskultur hvor de ansatte føler seg trygge og ivaretatt, vil kunne være med på å redusere det negativet presset som de ansatte kan oppleve. Trygghet er avgjørende for at de ansatte skal føle seg komfortabel med å ta endringsrisikoen, samt å komme med nye ideer under endringsprosessen.

Ved å inkludere de ansatte i planleggingsfasen vil man få større engasjement og involvering som gjør at de lettere kan bidra med sin innsikt og erfaring. Når de ansatte føler at deres meninger blir hørt og verdsatt, øker deres engasjement og støtte for endringen.

Et annet område som kan underbygge engasjementet er å tilby de ansatte nødvendig opplæring og sørge for at de har tilstrekkelige ressurser til å håndtere de nye krav som endringen kan medføre. 

Anerkjennelse og belønning av positive bidrag til endringsprosessen kan også ha stor betydning. Det er flere måter dette kan gjøres på, blant annet gjennom formelle og uformelle belønninger, som anerkjennelse i allmøter, ekstra fridager, eller andre former for påskjønnelse. Slike tiltak viser at styret verdsetter de ansattes innsats og bidrag.

Læring og tilpasning

Kontinuerlig læring og tilpasning er viktig atferd i enhver virksomhet, spesielt i endringsprosesser. Styret må derfor aktivt fremme en bedriftskultur for kontinuerlig læring hvor organisasjonen hele tiden søker å forbedre seg og tilpasse seg nye realiteter. Ved å implementere rutiner for evaluering og tilbakemelding i det daglige arbeidet kan bedriftskulturen endres slik at erfaringer også fra endringsprosessen blir systematisk samlet inn og analysert. Dermed kan organisasjonen oppnå læring av både suksesser og feiltrinn, samt bruke denne kunnskapen til å forbedre fremtidige initiativer.

Styret må være villig til å gjøre nødvendige endringer i planene basert på tilbakemeldinger og nye innsikter, og ikke være redd for å innrømme feil eller feilvurderinger, men heller rette dem opp etter hvert de oppstår. Denne tilpasningen handler om å være fleksibel og åpen for justeringer underveis i prosessen. Fleksibilitet og tilpasningsdyktighet er nøkkelen til å håndtere usikkerheter og uforutsette utfordringer.

Oppsummering

Å lede en virksomhet gjennom større endringer krever strategisk tenkning, empati, og evnen til å engasjere og støtte de ansatte. Ved å fokusere på strategi og strategisk veiledning, klare mål og effektiv kommunikasjon, som skaper involvering og engasjement, kan styret sikre en vellykket implementering av endringer.

Større endringer er ofte utfordrende, men med riktig tilnærming kan det også være en mulighet for vekst og forbedring. Styrets rolle er å lede med tydelighet og involvering, slik at organisasjonen kan gjennomføre endringene på en måte som fremmer både kortsiktig suksess og langsiktig bærekraft. Dette krever en balansert tilnærming som både tar hensyn til forretningsmessige mål og de menneskelige områdene ved endring. Gjennom strategisk ledelse og involvering av alle interessenter, kan endringer bli en kilde til innovasjon og fornyelse.

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler:

Kontakt oss
Øvre Slottsgate 17,
0157 Oslo