Forfatter: Arild S. Stana
Omdømme og tillit bygges gjennom åpenhet, ærlighet, ansvarlighet og profesjonalitet i hele organisasjonen. Hvordan virksomheten har og følger etiske retningslinjer er et styreansvar.
Det stilles stadig større krav til styrene. Dette gjelder fra eiere, ansatte, kunder, leverandører, långivere, samarbeidsparter og andre interessenter. Styret skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten. Dette omfatter også å utarbeide etiske retningslinjer for virksomheten; og å følge med på hvordan disse etterleves. Styret bør minst én gang i året ha etterlevelse av lover og regler og eksterne og internt vedtatte retningslinjer på dagsorden.
Styret må også se på seg selv som forbilde og kulturbygger for hele organisasjonen. Styret må derfor utøve en etisk, åpen, ærlig og ansvarlig arbeidsform.
Etikk i styrets årsplan
Mange eiere stiller krav til styret om etiske retningslinjer. Å utarbeide og jevnlig revidere etiske retningslinjer bør inn på styrets årsplan. Noen eiere stiller også krav til at styret selv skal ha etiske retningslinjer særskilt for styret. Andre stiller krav til at styret skal trene på etisk refleksjon i aktuelle saker. Styret må også føre tilsyn med at retningslinjene blir gjort kjent og hvordan retningslinjene etterleves. Styret bør derfor ha dette som et tema i daglig leders rapport til styret. Frekvens på rapporteringen kan være en gang i året og ellers i særskilte saker styret bør kjenne til.
Etiske retningslinjer
Selv små virksomheter bør ha etiske retningslinjer uavhengig av eierkrav. Retningslinjene bør omtale verdigrunnlaget og regler om hvordan virksomheten skal forholde seg til forretningsforbindelser og hvordan ansatte skal forholde seg til hverandre. Etiske retningslinjer beskriver normer om habilitet, lojalitet, gaver til ansatte, korrupsjonsforsøk, varsling om kritikkverdige forhold. Noen skriver også om samfunnsansvar, miljø, bærekraft, innkjøp og liknende. Verdigrunnlaget kan bygge på eiernes formål med sitt eierskap, formålet med virksomheten, eierdirektiv eller verdier utarbeidet av og sammen med de ansatte og ledelsen.
Styremedlemmets etiske ansvar
Allerede fra du blir spurt om og takker ja til et styreverv starter ditt etiske ansvar. Viktige vurderinger er om du har eller kan tilegne deg nødvendig kompetanse, om du har kapasitet, om du er tilstrekkelig uavhengig til virksomhetens kunder, leverandører, långivere og andre forretningsforbindelser, og om du har integritet til å utøve styrevervet.
Et styremedlem skal i sin utøvelse av vervet ivareta sitt personlige etiske ansvar ut fra eget verdigrunnlag. Hvert styremedlem skal videre sikre at styret som kollegium opptrer ansvarlig og etisk. I et kollegium har alle deltakere et felles ansvar for at styret fungerer sammen og i fellesskap opptrer ansvarlig og fatter beslutninger som holder også etisk. Et tredje moment er at hvert styremedlem har ansvar for at virksomheten har en organisasjonskultur der verdier og etiske retningslinjer følges.
Et styremedlem kan komme i situasjoner som gir personlige fordeler økonomisk eller på andre måter. Styremedlemmer bør unngå å ha bindinger som kan redusere objektivitet og integritet.
Styrets etiske ansvar
Styrets ansvar er å ivareta virksomhetens interesser. I alle styrets vurderinger må hensynet til hva som er til virksomhetens beste alltid vektes grundig. Eier- og ansattvalgte styremedlemmer skal ikke ivareta særinteresser eller favorisere interessenter. Styret skal vurdere og vekte alle interesser for deretter å vektlegge det som er til virksomhetens beste.
Styrets viktigste oppgave er å ha riktig daglig leder. Styret skal kombinere det å føre tilsyn med daglig leder, å være formell arbeidsgiver og å gi støtte til faglig og personlig utvikling. Styrets etiske ansvar i denne rollen bør vies oppmerksomhet.
Styreleder samarbeider tettere med daglig leder enn styremedlemmene, og det bør derfor være særlig oppmerksom på å unngå personlige bindinger som påvirker uavhengigheten.
Etikk i næringslivet
Etikk og moral er begreper som brukes om hverandre, og som har mange definisjoner. En ofte brukt, og anerkjent definisjon, er at etikk er systematisk tenkning om hva som er moralsk godt, rett og rettferdig. Innenfor fag og yrker er yrkesetikk for hvert fag utviklet; for eksempel innenfor markedsføring, regnskap eller for advokater.
På samme måte finnes sektoretikk som klimaetikk, miljøetikk, forretningsetikk eller etikk for produktutvikling. Næringslivsetikk brukes om normer innenfor alle bransjer og gjelder for eiere, styret, daglig ledelse, ansatte og samhandling mellom virksomheter og interessenter. Disse normene er ikke skriftlig og vedtatt, men brukes som rettesnor for god forretningsskikk.
I en virksomhet er det derfor en fordel å ha egne etiske retningslinjer. Disse gir forutsigbare rammer å forholde seg til. Disse danner også
grunnlaget for å utvikle organisasjonskulturen der de uttalte verdier og normer blir satt ut i livet gjennom vurderinger, beslutninger og handlinger. Dette påvirker både interne og eksternt relasjoner mellom mennesker og virksomheter. Dette bør sikre høy kvalitet og gi positiv omtale og omdømme.
Etisk kompetanse i virksomheten
Etiske retningslinjer kan bli et dokument som er utviklet og senere glemt. Styret må derfor forvente at daglig leder bygger opp etisk kompetanse hos de ansatte. Informasjon om og etterlevelse av de etiske retningslinjene er en del av den etiske kompetansen. Etterlevelse er noen ganger enkelt fordi svaret på hva som er rett og galt er åpenbart. I andre situasjoner kreves refleksjon og vurderinger av vanskelige valg om handlinger, holdninger og om rutiner og retningslinjer.
Etiske dilemma
Vanskelige valg kan beskrives som et dilemma der det ikke finnes ett rett svar. Ulike alternative handlingsvalg er rett avhengig av hvilket perspektiv man tar. Et dilemma kan bestå i at den mest lønnsomme løsningen er umoralsk, at det moralsk sett beste alternativet er ulovlig eller at du kan få et omdømmetap hvis du velger å hevde din rett.
Å øve på å identifisere, vurdere og ta stilling til slike etiske dilemma er etisk refleksjon. Å trene på etisk refleksjon bør gjøres både i styret, i ledelsen, i og mellom faggrupper og blant ansatte. Slik trening på aktuelle dilemma i virksomheten vil utvikle holdninger, verdier og ferdigheter både hos den enkelte medarbeider og i organisasjonen. Slik trening gjør at verdier og etikk blir en del av organisasjonskulturen. Det blir aksept for å opptre etisk. I tillegg vil dette ha positiv påvirkning på kvaliteten av virksomhetens leveranser, bygge tillit og omdømme.
Etiske problemstillinger er ikke saker som raskt kan avklares ut fra lover, forskrifter, regler, rutiner eller standarder. Det finnes flere metoder for å arbeide med etiske spørsmål. Navigasjonshjulet utarbeidet av Einar Øverenget og Øyvind Kvalnes i Humanistisk Akademi er ett slikt verktøy. Hjulet kan fungere som en påminnelse om hvilke beslutningshensyn som gjør seg gjeldende i en valgsituasjon. Problemstillingen beskrives og vurderes deretter ut fra hvert av temaene inntil valgalternativet er klart.
Etiske problemsstillinger
Nedenfor er noen problemstillinger som kan benyttes som trening i et styre og som er knyttet til ulike relasjoner.
Relasjon til eierne:
- Styret er svært fornøyd med sin daglige leder og gir høy lønn og bonus. Eierne er negative til dette og reagerer overfor styret. Bedriften går med stort overskudd. De ansatte er positive til avlønningen av daglig leder. Hvordan utfordrer dette styret? Hvordan utfordrer dette eierstyringen?
- Styret opplever at eierne har svært sprikende mål og strategi for sitt eierskap og virksomheten. Hvilke valgalternativ har styret?
Relasjon til daglig leder:
- Daglig leders rapportering til styret fungerer ikke slik styret har vedtatt. Hvilke konsekvenser bør dette få?
- Et flertall av de ansatte har sendt styret et brev om at daglig leder er svært vanskelig å samarbeide med. Hvilke handlingsalternativ har styret? Og hva bør styret gjøre?
Relasjon til styremedlemmer:
- Styreleder er dominerende og nedlatende og har ikke respekt for styremedlemmers meninger. Hvilke handlingsalternativ har styremedlemmene? Og hva bør det enkelte styremedlem gjøre?
- Et styremedlem opplever at noen styremedlemmer har snakket sammen og at beslutninger er tatt før styremøtet. Styremøtet er bare et spill for galleriet og formalisering av vedtak. Hvilke handlingsalternativ har styremedlemmene? Og hva bør det enkelte styremedlem gjøre?
- Styret bryter stadig med bestemmelser i sin egen styreinstruks og daglig leder påpeker dette.
Relasjon til omverden:
- Styret har blitt kjent med at virksomheten har en svært viktig utenlandsk underleverandør som driver barnearbeid. Hvordan skal styret forholde seg til dette?
- Et nytt styremedlem blir kjent med at virksomhetens bank ikke har blitt informert om viktige forhold som kan få konsekvenser for lånerammen. Hvordan skal styremedlemmet og styret forholde seg til dette?
Vil du vite mer?
Vi anbefaler å sette etiske retningslinjer, etterlevelse og etisk refleksjon på dagsorden i styret. Ønsker du mer kunnskap, så delta gjerne på vårt medlemskurs om etikk eller kontakt oss for bistand.