Regnskap? Nei takk – vi satser på flaks!

Forfatter: Finn Schløsser-Møller

Styring i blinde: Konsekvensene av manglende regnskapsstyring i SMB-bedrifter

Et godt regnskap er som en GPS for bedriften din: Det kan peke ut problemer før de blir kriser, gi en klar oversikt over hva som faktisk fungerer og hva som ikke gjør det, og – overraskende nok – være en nøkkel til økt suksess. 

Bruker du regnskapet som et styringsverktøy i bedriften din, eller er du en av dem som gruer deg til neste regnskapsrapport?

Du tenker kanskje:

  • Hvem har tid til å lese 40 sider med tall? Jeg trenger bare å vite om vi tjener penger eller ikke!
  • Jeg driver bedriften, de holder styr på regnskapet
  • Salg er det viktigste!
  • Hvis jeg ikke er ute og skaffer kunder, stopper hele maskineriet. Hva hjelper det å ha orden på tallene da?

Mange ledere har en slags regnskaps-fobi – en oppfatning av at regnskapet er en slags mystisk og truende kraft som bare blir viktig når revisoren banker på døra, årsregnskapet skal avlegges, eller banken forlanger et regnskap. 

«Så lenge det er penger på konto, går det vel greit?» kan høres ut som et mantra i noen bedrifter i småbedriftsverdenen. Det blir ofte som å styre et skip i tåke uten kart eller kompass. 

Utfordringen med regnskap ligger ofte ikke i selve tallene, men i holdningene til det. Mange SMB-bedrifter ser på regnskap som en nødvendighet kun for å oppfylle lovkrav, og undervurderer potensialet det har for styring. 

Her er to forskjellige historier om Per og Guro, og deres bedrifter.

Per og Guro er daglige ledere med begrenset regnskapskunnskap. De har imidlertid valgt ulike tilnærminger til økonomistyring.

Per: Daglig leder i Salgsbedriften AS

Per våkner tidlig, allerede før vekkerklokken ringer. Tankene hans begynner å spinne før han rekker å få morgenkaffen. Ordrebøker, innkjøp, kundemøter, ansatte som klager, og et par purringer fra banken ligger som en mental stormsky over dagen. Han er daglig leder i Salgsbedriften AS, et mellomstort selskap som forsøker å holde hodet over vannet i en stadig mer konkurranseutsatt bransje.

En dag full av kaos

Når Per møter opp på kontoret, blir han umiddelbart overfalt av dagens gjøremål. Telefonen kimer konstant, e-postene renner inn, og en av de ansatte står allerede i døren og trenger hjelp til en akutt utfordring. Salg er alltid førsteprioritet. Hvis ikke de får inn nye kunder eller holder på de gamle, vet Per at hele driften står i fare.

«Regnskapet?» Det er det siste han tenker på. I Per sitt hode er regnskap bare noe som må gjøres for å holde Skatteetaten og revisor fornøyd. Det er noe han ikke har tid til å sette seg inn i, langt mindre bruke aktivt som et styringsverktøy. «Vi må jo tjene penger før vi kan begynne å bekymre oss for tallene,» tenker han ofte.

Når noen prøver å forklare Per hvordan han kan bruke regnskapet for å få oversikt, mister han tålmodigheten. «Det er lett for deg å si,» svarer han. «Jeg har ikke tid til å sette meg inn i alt dette!» Han føler at regnskap er som en komplisert kode han aldri vil klare å knekke.

Uten kompass: Per’s drift i økonomisk blindhet

  • Overraskelser: Hver gang han får en rapport fra regnskapskontoret, er det en ny «overraskelse.» «Hva? Har vi så dårlig likviditet? Hvorfor har ingen sagt noe?»
  • Dårlige prioriteringer: Per bruker penger der det ser ut som det haster mest, men uten innsikt i hva som egentlig lønner seg på lang sikt.
  • Stress rundt betalinger: Det er stadig knapt med penger på konto, og Per må bruke tid på å utsette fakturaer eller forklare situasjonen til banken.
  • Tapte muligheter: Uten å forstå kostnadsstrukturen, går bedriften glipp av sjanser til å øke marginene eller effektivisere driften.

Akkurat nå løper Per fra brannslukking til brannslukking. Han er fanget i en ond sirkel hvor mangel på oversikt skaper kaos, og kaoset hindrer ham i å skaffe oversikten han trenger. Til slutt sitter han igjen på kontoret sent på kvelden og føler at han aldri rekker å komme i mål. «Kanskje jeg bare ikke er laget for dette,» tenker han, mens han gruer seg til neste regnskapsrapport som kommer med en ny bunke dårlige nyheter.

Guro: Daglig leder i Eksempelbedriften AS

Guro er daglig leder i Eksempelbedriften AS, en bedrift som hun har bygget opp med mye arbeid og klokskap – selv om hun innrømmer at økonomi aldri har vært hennes sterke side. Hun har ikke mer kunnskap om regnskap enn Per, men hun har én viktig egenskap som skiller henne ut: Hun hater rot og ineffektivitet mer enn noe annet, og det har formet måten hun styrer bedriften på.

En dag full av fokus og flyt

Når Guro våkner, har hun allerede planlagt dagen. E-postene som skal besvares, møter som skal holdes, og oppgaver som skal prioriteres – alt er nøye lagt opp slik at hun holder styr på de viktigste tingene. Hun har lært at hun ikke kan gjøre alt selv, og derfor har hun brukt mye tid på å lage gode rutiner som sørger for at «alt det kjedelige» stort sett går av seg selv.

«Hvis jeg ikke har peiling, så finner jeg ut av det før det blir et problem,» tenker hun ofte. Det er et prinsipp hun har levd etter siden oppstarten av bedriften. 

Guro sine rutiner for regnskap

I motsetning til Per, som stadig blir fanget i kaoset, har Guro automatisert så mye som mulig av regnskapsarbeidet. Hun vet at økonomi er bedriftens nervesystem, og hun har innsett at det lønner seg å bruke litt tid på dette i starten for å unngå å måtte rydde opp senere.

  1. Automatisert flyt
    Fakturaer, bilag og betalinger går direkte inn i regnskapssystemet via integrerte løsninger. Hun har sørget for at alt fra kundedata til innkjøp registreres riktig med én gang. «Jo mindre jeg må taste inn selv, jo bedre.»
  2. Avtale om nøkkeltall
    Guro har hatt flere samtaler med regnskapsføreren for å bli enige om hvilke nøkkeltall hun trenger for å styre bedriften. Hun får en ukentlig oversikt med 3-5 nøkkelindikatorer, som likviditet, marginer og resultat per prosjekt. Hun trenger ikke å grave i bilag for å forstå hvordan det går – tallene forteller henne det.
  3. Oppdatert regnskap til enhver tid
    Guro har én enkel regel: «Hold regnskapet ajour.» Hun vet at informasjon som ikke er oppdatert, er ubrukelig, og derfor lar hun ikke småting hope seg opp. Har hun en uklarhet, tar hun tak i det umiddelbart for å finne en løsning – i stedet for å utsette det. 

Fra kaos til kontroll: Hvem er du – Per eller Guro?

Dette er to ytterpunkter som beskrives.  Kanskje kjenner du igjen deg selv i Guro eller Per sitt sted, eller du er et sted i midten.

Mens Per bruker tid på brannslukking, har Guro skapt en struktur som lar henne fokusere mer på vekst og utvikling og salg. 

Regnskap trenger ikke å være komplisert, og du trenger ikke elske det for å bruke det riktig. Men du må forstå én ting: Regnskap er ikke bare en plikt – det er ditt viktigste styringsverktøy. 

Uansett om du kjenner deg igjen i Per, som løper fra krise til krise, eller i Guro, som har funnet ro i gode systemer, finnes det enkle tiltak som kan gjøre økonomistyringen lettere:

  1. Automatiser: Ta i bruk teknologi for å eliminere tidkrevende manuelle oppgaver. Invester tid i starten på å sette opp smarte systemer og rutiner som fungerer for deg.
  2. Hold regnskapet oppdatert: Et utdatert regnskap gir deg ingen verdi. Sørg for å være i forkant, løse problemer tidlig og alltid ha oppdaterte tall – det sparer deg for tid og frustrasjon senere.
  3. Fokuser på nøkkeltall: Følg med på de viktigste indikatorene – likviditet, omsetning, resultat og kostnader – for å få en rask oversikt over hvordan bedriften ligger an.
  4. Samarbeid: Jobb tett med regnskapsføreren eller andre økonomikyndige. Få hjelp til å bruke regnskapet som et strategisk styringsverktøy som gir deg kontroll. Lag dine egne nøkkeltall.

Regnskap handler ikke om å være perfekt – det handler om å ha kontroll. 

Enten du er som Per eller Guro, start i dag med små tiltak som gir deg bedre oversikt.  Fremtiden til bedriften din avhenger av det.

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: