Forfatter: Kurt Petter Lindgren
Det stilles stadig strengere krav til styreleder og medlemmene. Det økonomisk bevisste styret, er et styre som tar helsesjekken på alvor.
Alle som sitter i et styre, har et styreansvar. Etter aksjeloven representerer styret selskapet utad. Styret er også selskapets øverste utøvende myndighet og har videre en tilsynsplikt og en handlingsplikt. Tilsynsplikten innebærer tilsyn med selskapet, mens handlingsplikt krever handling ved avvik.
Har du deltatt på et av Styreforeningens kurs, så har du med stor sannsynlighet vært igjennom følgende ordlyd hentet fra Aksjeloven:
«Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten.»
«Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten.»
«Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll».
Ordlyden i aksjeloven er streng – styret SKAL.
Aksjeeiernes eiendeler skal beskyttes, bevares og styret skal samtidig øke verdien av eiernes investering.
Blir disse lovpålagte pliktene brutt, så kan det medføre et erstatningskrav fra eierne.
Eksempler på slike brudd kan være:
- Unnlate å sette opp planer og budsjetter.
- Uaktsomhet i utarbeidelse av planer og budsjetter.
- Unnlate å holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling.
- Uaktsomhet i å holde seg orientert om selskapet virksomhet, regnskap og formuesforvaltning.
For å overholde disse reglene så kreves det at styret har et klart bilde av de utfordringer og risikoer selskapet møter daglig.
Det kreves også at styrets medlemmer har nødvendig kompetanse for å kunne ta de riktige beslutningene. I et økonomisk og verdiskapende styre vet hvert styremedlem hva som er den enkeltes rolle, og hva som forventes av vedkommendes bidrag.
Avhengig av selskapets størrelse kan styrets kompetanse og sammensetning variere. Små selskaper kan ha behov for mer operativ og taktisk kompetanse i styret, mens mellomstore selskaper kan ha større behov for strategiske og taktiske vurderinger. De store selskapenes styre opererer ofte på et overordnet nivå, hvor strategi er viktigere en detaljkunnskap.
Uansett størrelse så kommer aldri et styre unna sitt økonomiske ansvar.
Et økonomisk bevisst styre har følgende punkter som en integrert del av et hvert styremøte.
Det økonomisk bevisste styret har klare, fastsatte planer og budsjetter for selskapets virksomhet.
Arbeidet som skal legges i dette er selvsagt avhengig av bransje, type virksomhet og størrelsen på selskapet. Er det et selskap med begrenset aktivitet, så er plikten til å ha planer og budsjetter deretter, men det skal likevel være en plan.
Budsjettet eller planen skal vise hvilket mål selskapet ønsker å oppnå og disse danner grunnlaget for den tilsynsplikten styret har.
En naturlig del av en slik plan er å sette seg inn i selskapets økonomi, markedsutvikling, konkurransesituasjon og organisering.
Ønsker du å vite mer om budsjetter og utarbeidelsen av disse så finner du dette her:
https://styreforeningen.no/det-okonomisk-bevisste-styre/
https://styreforeningen.no/budsjettet-2024/
Det økonomisk bevisste styret holder seg løpende orientert om selskapets økonomiske stilling.
Så lenge selskapet har daglig leder, krever Aksjeloven at daglig leder gir styret en redegjørelse av selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling minimum hver fjerde måned. For et Allmennaksjeselskap, hvor det alltid er krav til å ha daglig leder, må det rapporteres på tilsvarende vis hver måned.
En god regel er imidlertid at tøffere tider krever tettere, gjerne ukentlige oppfølginger fra styret.
Dette er nødvendig da styrets tilsynsplikt innebærer at det kontinuerlig skal sørge for at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.
I aksjelovgivningen er formuesforvaltningen av selskapet tydeliggjort. Her kommer det frem i klartekst at styret er ansvarlig for å sikre god forvaltning av selskapet.
Å sikre god forvaltning innebærer blant annet at styret vet hva selskapet er verdt. Ved å foreta en verdivurdering av selskapet vil styret og eiere har en klar formening om hvor stor verdien av det de er satt til å forvalte er.
Ved å gjennomføre en verdivurdering når årsresultatet foreligger, kan styret og eiere umiddelbart få en tilbakemelding på om styrearbeidet har resultert i en verdiøkning, eller en verdireduksjon sammenlignet med fjoråret.
Det økonomisk bevisste styret sørger for at virksomheten kontinuerlig er forsvarlig organisert.
Styret har det overordnende ansvaret for at selskapet og dens virksomhet er forsvarlig organisert slik at fastsatte mål oppnås.
Gode systemer er helt nødvendige for at styret kan utøve både tilsynsplikten og handlingsplikten ved avvik. For å overholde disse pliktene må selskapets styre ha tillit til at virksomhetens systemer gir et riktig bilde av status, samt at det rapporteres til rett tid og på de korrekte tall og planer.
Avvik fra planen bør alltid fanges opp raskt. Å ha et gjennomarbeidet system i bunn vil sikre at selskapet har klare handlingsplaner, dersom det skulle oppstå et triggervarsel.
I mange selskaper er ikke rapporteringen god nok. Triggervarsler er som oftest ikke definert, eller implementert. Alt for ofte oppdages avvikene for sent og hastetiltakene som settes inn er ikke gjennomtenkte. Dyrere og mer alvorlige situasjoner kunne vært unngått dersom avvikene hadde blitt fanget opp tidligere.
Selskapets rapportering er det daglig leder og administrasjonens som er ansvarlig for, men det er styrets ansvar å sørge for at de mottar korrekte rapporter om likviditet, resultat og andre hendelser.
I samarbeid med daglig leder, vil vi i det det økonomisk bevisste styret skape en robust, effektiv og verdiøkende økonomiavdeling.
Avdelingen vil inneha kompetanse innen regelverk, forretning, ledelse, innkjøp og teknologi. Det vil eksistere et fungerende ERP system som gir sanntidsdata over selskapets økonomiske situasjon, hvor de ansatte i økonomiavdelingen er innforstått med selskapets virksomhet og prosesser.
Det økonomisk bevisste styret forstår også at godt styrearbeid er en inspirasjon for selskapets ledelse og dets eiere. Styret tilrettelegger for et miljø der selskapets ledelse opplever trygghet og tillitt i arbeidet sitt. Det vet at avstanden fra daglig leder og styret bør være så liten som mulig, uten at styret involverer seg for mye i den daglige driften.
Den økonomiske helsesjekken.
I arbeidet til det økonomisk bevisste styret så bør det inngå en årlig helsesjekk av selskapet.
En årlig helsesjekk av selskapet er positivt uansett resultat. Dersom helsesjekken viser at alt er på stell, gir det trygghet i seg selv. Skulle imidlertid helsesjekken avdekke problemområder, vil styret raskt kunne komme tidlig inn i prosessen og avverge fremtidige avvik.
En årlig økonomisk helsesjekk kan sammenlignes med den årlige sjekken av bilen. Dersom en overholder serviceavtaler, så varer bilen lenger. Gir du blaffen i denne, så er det normalt bare tidsspørsmål før det oppstår problemer som kan få store følger. I tillegg blir små løpende servicekostnader erstattet med helt andre kostnader og potensielt svært usikre fremtidige resultater.
Den økonomiske helsesjekkens omfang kan variere, avhengig av selskapets behov. Punktene nedenfor viser noen eksempler på hva sjekken kan inneholde:
- Gjennomgang av selskapets forretningsmessige og finansielle risiko
- Sammenligning av selskapets nøkkeltall med konkurrenter og bransje
- Gjennomgang av selskapets rapporter – fokuserer vi på de riktige tingene
- Avdekking og definering av mulige triggervarsler, og etablering av tiltak
- Kvalitetssikring av selskapet likviditet og kontantstrøm
- Gjennomgang av rutiner, mandater fullmakter og lignende
- Gjennomgang av selskapets verdiøkende og verdireduserende forhold
- En verdivurdering av selskapet
Helsesjekken kan selskapet utføre selv. Men ofte er hverdagen hektisk og resursene knappe. Da er det viktig å vite at det også er mulig å få hjelp.
Styreforeningen gjennomfører en rekke helsesjekker av selskaper i løpet av et år, og bistår gjerne. Vi opplever at et friskt blikk kan være et positivt bidrag for både styret, ledelsen og bedriften som helhet.