Medarbeidersamtale med daglig leder

Forfatter: Arild S Stana

Styrets ansvar er til enhver tid å ha den rette daglig lederen for selskapet. Styret er arbeidsgiver for daglig leder. Arbeidsgiveransvaret utøves gjennom året på flere måter. Medarbeidersamtale med daglig leder er ett virkemiddel. Gjennom slike planlagte og strukturerte samtaler vil styret kunne følge opp sin daglige leder, snakke om og dokumentere resultat og utviklingsområder. Hvordan, når og av hvem slike samtaler skal gjennomføres bestemmes av styret. I denne artikkelen kan du lese om hvordan styret kan gjennomføre medarbeidersamtaler. 

Den viktigste oppgaven for styret er å ansette og følge opp daglig leder. I noen tilfelle også avslutte arbeidsforholdet. Styret er arbeidsgiver for daglig leder, og er med det daglig leders overordnede. I dette ansvaret ligger det at daglig leder har et godt arbeidsmiljø, utviklingsmuligheter og en rett avlønning for jobben som gjøres. Daglig leder er arbeidstaker og har rettigheter etter arbeidsmiljøloven.

Styret er forpliktet til å utøve sine arbeidsgiverplikter. Styret er et kollegialt organ og anbefales i fellesskap å gjøre seg kjent med disse pliktene og lage rutiner for hvordan de skal utøves overfor sin daglige leder. Slike rutiner bør stå i styreinstruksen. 

Medarbeidersamtaler er ett virkemiddel for å følge opp og evaluere daglig leder, for å snakke om arbeidsforholdene og om lønns og andre betingelser.

Styret inngår ved ansettelse en arbeidsavtale med daglig leder. Denne bør inneholde krav og forventninger til daglig leder. Disse er grunnlaget for styrets evaluering av daglig leder. Slike krav bør fornyes årlig ut fra selskapets situasjon og daglig leders jobbutførelse. Endringer i krav eller forventninger til daglig leder anbefaler vi skjer ut fra styrets kunnskap om daglig leders jobbutførelse og resultat. Og at dette gjøres skriftlig med signering av styreleder og daglig leder. 

Styret får på flere måter kjennskap til hvordan daglig leder utfører sine oppgaver og hvilke resultat som oppnås. Denne informasjonen kommer blant annet i saksforberedelser og gjennomføring av styremøtene, i daglig leders rapport til styret og i annen dokumentasjon om selskapet.

Informasjonen gir grunnlag for å vurdere hvordan daglig leder utfører sine oppgaver både overfor styret og i daglig ledelse og drift av virksomheten.

Styret bør minst en gang i året ha en oppfølging av resultatoppnåelse og avklaring av nye forventninger. Oppfølgingen må også være støttende for utvikling av lederens utøvelse av sitt lederskap. Dette kan være knyttet til personlige egenskaper og ferdigheter som samarbeid, kommunikasjon og informasjon internt og eksternt og hvordan lederteamet og medarbeidere bygger et funksjonelt og effektivt arbeidslag. 

Det er oftest styreleder som gjennomfører medarbeidersamtalen. Noen ganger sammen med ett annet styremedlem. Noen styrer har slike samtaler med daglig leder der hele styret deltar. Ansattvalgte styremedlemmer kan oppleve at det er vanskelig å delta i slike samtaler da de som styremedlem er i arbeidsgiverrollen, og som medarbeider er underlagt daglig leder. Ansattvalgte styremedlemmer har en annen kjennskap til daglig leders lederskap enn de eiervalgte styremedlemmene. Deres informasjon må derfor komme fram i styrets forberedelse. 

Uavhengig av hvem fra styret som gjennomfører medarbeidersamtalen må styret forberede samtalen. Dette for at vurderingen og tilbakemeldingen til daglig leder er noe hele styret står bak. 

Det må unngås at det er styreleders individuelle oppfatninger som formidles til daglig leder. Styreleder har, gjennom sin kontakt og samarbeid med daglig leder, ofte bedre kjennskap til daglig leders utføring av rollen. Noen ganger har daglig leder og styreleder fått et tett forhold. Hvis styremedlemmer tror at dette hindrer at nødvendige tema blir tatt opp i medarbeidersamtalen, bør det vurderes om et styremedlem skal være med i samtalen.. 

Når styret forbereder medarbeidersamtalen, er dette en sak der daglig leder ikke er til stede. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styremøtene inntil styret vedtar noe annet. Styret må derfor vedta, og dokumentere i protokollen, at daglig leder ikke deltok i behandlingen av saken. Det styret kommer fram til at skal tas opp i medarbeidersamtalen skal ikke føres i protokollen. I stedet skriver styreleder et notat som oppsummerer innholdet.  I protokollen kan det stå at styret forberedte medarbeidersamtalen, at styreleder gjennomfører samtalen ut fra momentene som kom fram i styrets evaluering og at styreleder informerer styret etter at samtalen er gjennomført. 

Når styret forbereder medarbeidersamtalen, må hvert styremedlem gi sine synspunkter. Disse kan gjerne være forberedt ut fra tema som er sendt ut sammen med innkallingen til styremøtet. En annen måte er å bruke tid i styremøtet til individuelt å forberede sine tilbakemeldinger før en presentasjon i plenum. Etter at hver enkelt har gitt sine momenter oppsummeres og avklares hva som skal være styrets tilbakemelding og forventninger framover. Dette må bli konkret og forståelig både for å bekrefte positive forhold, og for å klargjøre forbedringer. 

Hvilke tema som skal vurderes må ta utgangspunkt i forrige medarbeidersamtale og arbeidsavtale, lederavtale eller annen gjeldende dokumentasjon. 

Eksempler på tema er:

  1. Hvordan opplever styret at daglig leder fungerer i sin rolle internt i bedriften? Eksternt? Og overfor styret?
  2. Hvordan er relasjonen mellom daglig leder og styret?
  3. Hvordan følger daglig leder opp styrets vedtak?
  4. Hvordan opptrer vi som styre som støtte for daglig leder?
  5. Hvordan vurderer vi de resultat daglig leder har oppnådd?
  6. Hva er vi særlig godt fornøyd med?
  7. Hvilke forbedringsområder mener vi at daglig leder skal prioritere?

Styreleder avtaler tid for samtalen med daglig leder slik at også daglig leder får mulighet til å forberede seg. Gjerne med utgangspunkt i de samme spørsmål som styret brukte i sin vurdering. 

Avsett god tid til samtalen. Varigheten er ofte 1 – 2 timer. Bruk et rom som gjør at dere kan sitte uforstyrret. En god medarbeidersamtale kjennetegnes av tillitsbasert, åpen og lyttende samtaleform. Dette er en samtale der daglig leder også skal kunne gi sin tilbakemelding til styret. I relasjonen mellom styret og daglig leder er det styrets ansvar å gjøre daglig leder god, og daglig leders ansvar å gjøre styret godt.  

Det er ryddig og skaper forutsigbarhet å skrive et kort referat fra samtalen. Denne underskrives av daglig leder og styreleder. I noen tilfelle kan resultatet av samtalen medføre endringer i instruks til daglig leder, lederavtale eller andre liknende dokumenter. Disse bør behandles i styret dersom styret ikke har delegert dette ansvaret til styreleder. 

Når samtalen er gjennomført informerer styreleder styret om samtalen og hva som ble avtalt i første styremøte etter medarbeidersamtalen. Forventninger om endringer i lønns- og arbeidsvilkår fra daglig leder som kom fram i samtalen, behandles i styret. 

Det er styrets ansvar å følge opp det som er avtalt i medarbeidersamtalen. Dette kan være saker styret skal følge opp. Forbedringer daglig leder skal utføre må styret gi støtte til, etterspørre og evaluere som grunnlag for fortløpende tilbakemelding og som grunnlag for neste medarbeidersamtale. 

Erfaringer med medarbeidersamtaler er at de blir en årlig hendelse med begrenset betydning for utvikling og oppfølging gjennom året. Styret bør derfor sikre at daglig leder følges godt opp gjennom hele året. 

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: