Forfatter: Robert Lona
I enhver organisasjon er effektiv organisering av arbeidet avgjørende for å oppnå fastsatte mål og sikre bærekraftig drift. Sentralt i dette står styret som må ha god forståelse for virksomhetens behov og utfordringer. Hvordan kan styret skaffe nødvendig kunnskap om behovet for riktig organisering av arbeidet?
Iht. aksjeloven §6-12 har styret blant annet ansvaret for forsvarlig organisering av virksomheten. For å ivareta dette er det viktig at styret tilegner seg nødvendig kunnskap og oversikt, noe som kan oppnås ved bruk av ulike kilder og metoder. Alt fra å lytte til administrasjonen og de ansatte i virksomheten, til å analysere strategiske dokumenter, gjennomgå HMS-rapporter og samhandle med eksterne interessenter som revisorer og regnskapsførere. Med dette har styret et bredt materiale til disposisjon for å få tilstrekkelig oversikt. Ved å ta i bruk disse metodene kan styret utvikle en helhetlig forståelse av virksomhetens behov og dermed legge grunnlaget for effektiv organisering og beslutningstaking.
Her er noen stikkord og metoder som kan være avgjørende for å innhente nødvendig informasjon og kompetanse om virksomheten:
- Informasjon fra administrasjon og ansatte
Administrasjonen og de ansatte utgjør ryggraden i enhver organisasjon. Deres direkte erfaringer, utfordringer og perspektiver gir uvurderlig innsikt i organisasjonens behov. For styret er det avgjørende å etablere kanaler for å høre på og samle innspill fra dem.
–Administrasjonens rolle
Administrasjonen står ansvarlig for den daglige driften av virksomheten. Deres innsikt strekker seg over ulike områder, inkludert kundeservice, operasjonell effektivitet, og utfordringer i forhold til samarbeid på tvers av avdelinger. Ved å etablere regelmessige møter eller tilbakemeldingskanaler kan styret dra nytte av administrasjonens innsikt for å identifisere hvordan det arbeides i dag og hvilket potensiale det er for forbedringer.
-Innspill fra ansatte
Personer som er tilknyttet organisasjonen, enten det er ansatte, innleide eller frivillige, representerer forskjellige synspunkter og erfaringer som er avgjørende for å forstå behovene i virksomheten. Åpne kommunikasjonskanaler, som medarbeiderundersøkelser, ansattes representasjon i beslutningsorganer eller jevnlige dialogmøter, kan gi verdifull innsikt i hvordan virksomheten fungerer og hvilke områder som krever oppmerksomhet fra styret.
- Fra styrende dokumenter og strategi
Virksomhetens strategiske planer og styrende dokumenter gir et rammeverk for å forstå dens mål, verdier og langsiktige visjoner. Styret må ha et nært forhold til disse dokumentene for å ha oversikt over organisatoriske behov av arbeidsoppgaver og virksomhet, samt identifisere områder som krever spesiell oppmerksomhet videre fremover.
-Analyse av strategiske dokumenter
Styrende dokumenter som strategiske planer, årsrapporter, og policydokumenter kan gi innsikt i virksomhetens nåværende tilstand og fremtidige mål. Ved å analysere dokumentene kan styret identifisere områder der organisatoriske endringer eller forbedringer er nødvendige for å nå organisasjonens mål på en effektiv og bærekraftig måte.
-Strategiske målsetninger og organisasjonsbehov
Virksomhetens strategiske målsettinger kan peke på spesifikke organisatoriske behov som må adresseres. For eksempel, hvis virksomhetens mål inkluderer å øke markedsandelen, kan det være nødvendig å gjennomgå og forbedre salgs- og markedsføringsstrategiene. Ved å forstå disse koblingene kan styret prioritere tiltak som støtter oppnåelsen av strategiske mål. Det samme gjelder innenfor andre områder i virksomheten.
- Ledelses gjennomgang – resultater, kvalitet og HMS
Ledelsens gjennomgang i styremøter er en viktig prosess der administrasjonen gir sine vurderinger rundt økonomiske resultater, kvalitet på virksomhetens produkter/tjenester, samt helse, miljø og sikkerhet (HMS)-aspekter. For styret gir denne gjennomgangen verdifull innsikt i operasjonelle resultater og effektivitet, samt eventuelle områder som krever endringer og tiltak.
Ved gjennomgang av kvalitet bør fokusere være rettet mot om virksomhetens produkter eller tjenester oppfyller kundenes krav og forventninger. Styret kan dra nytte av informasjonen fra denne gjennomgangen til å identifisere forbedringer og tiltak for å forbedre kvaliteten på produkter/tjenester slik at virksomheten øker sin konkurransekraft og attraktivitet.
Tilsvarende, ved HMS-gjennomgangen, bør virksomhetens praksis og prosedyrer knyttet til helse, miljø og sikkerhet vurderes. For styret er det viktig å forstå informasjonen for å identifisere områder der organisasjonen kan styrke sitt HMS-arbeid gjennom eventuelle tiltak eller endringer.
- AMU-rapporter
I virksomheter som har etablert Arbeidsmiljøutvalg (AMU), skal det utarbeides informasjon om arbeidsmiljøet og HMS-relaterte spørsmål. Styret bør jevnlig bli informert om arbeidet i AMU for å forstå virksomhetens arbeidsmiljø og identifisere eventuelle HMS-utfordringer som må eller bør adresseres gjennom eventuelle tiltak eller endringer.
- Kompetansekartlegging – sårbarhet i forhold til kompetanse
Administrasjonens kartlegging av virksomhetens kompetansebase er avgjørende for å identifisere eventuelle hull eller sårbarheter som bør adresseres gjennom endringer eller tiltak i oppgaver, arbeidsprosesser eller organisering.
Styret bør også analysere de overordnede resultatene fra kompetansekartleggingen for å forstå eventuell risiko som måtte foreligge i virksomhetens kompetansebase. Deretter må de sammen med administrasjonen sørge for at risikoen reduseres ved å utvikle og implementere tiltak eller endringer i virksomheten for å sikre at den har nødvendige kompetanse for å oppnå avtalte mål og strategier.
Styret bør også jevnlig informeres om administrasjonens risikokartlegging av ledere og nøkkelmedarbeidere for å påse at virksomheten ikke risikerer å miste viktig kompetanse eller nøkkelmedarbeidere. Styret må sørge for at administrasjonen arbeider for å redusere eventuell risiko for å miste kritisk kompetanse ved å planlegge for etterfølgere av nøkkelmedarbeidere og-kompetanse, samt hvordan virksomheten kan erstatte kritisk kompetanse dersom det er behov for det.
- Verifisering – innhente synspunkter og informasjon fra eier
Eiere eller andre interessenter kan ha verdifull innsikt i virksomhetens behov, basert på deres synspunkter og forventninger til virksomheten. Styret bør derfor etablere en åpen dialog med dem, for enten å få bekreftet at styrets forståelse er riktig, eller for å få en bedre forståelse av hvilke forventninger eierne har til virksomhetens nåværende og fremtidige behov. Basert på dette vil styret kunne bedre forstå hvilke prioriteringer og organisatoriske tiltak eller endringer som bør gjennomføres for å innfri eierens forventninger.
- Revisor
Revisor avgir en uavhengig vurdering av virksomhetens økonomiske og operative effektivitet som styret bør gjennomgå og analysere når den foreligger. Ved å analysere disse rapportene kan styret identifisere eventuelle områder der virksomheten kan forbedre sin økonomistyring eller risikohåndtering gjennom tiltak eller endringer.
- Regnskapsfører eller økonomifunksjon
Regnskapsføreren eller økonomifunksjonen i virksomheten spiller også en viktig rolle i å sikre nøyaktighet i virksomhetens finansielle rapportering til både myndighetene og til styret. Styret bør jevnlig gjennomgå og analysere rapportene for å forstå kvaliteten og rutinene i arbeidet og for å sikre at administrasjonen har tilfredsstillende økonomiforvaltning. Ved å gjennomgå rapportene kan styret identifisere eventuelle områder der virksomheten kan forbedre kvaliteten på sin finansielle rapportering gjennom tiltak eller endringer. I tillegg kan styret dra nytte av deres innsikt i rutiner og prosesser, samt eventuelle forslag i til hvordan dette kan forbedres.
Oppsummering
Det organiserte styret er avhengig av en rekke kilder og metoder for å tilegne seg nødvendig kunnskap om behovet for organisering av arbeidet. Ved å kombinere innsikt fra administrasjonen, medlemmer av organisasjonen, strategiske dokumenter, ledelsens gjennomgang, rapporter fra ulike organer og eksterne revisorer, kan styret få et helhetlig bilde som legger grunnlaget for effektiv organisering og beslutningstaking. Å benytte disse kildene og metodene på en systematisk og grundig måte er avgjørende for å sikre at virksomheten er rustet til å møte fremtidige utfordringer og oppnå sine mål.
