Hvilket regnskapssystem skal jeg velge?

Forfatter: Finn Schløsser-Møller

Ikke se på regnskapssystem og lisenser som kostnader! 

Det er alle de tingene du gjør manuelt (uten å tenke over det) og som du kan digitalisere og integrere i eller med et regnskapssystem, som gir et stort potensial for besparelser for bedriften. I denne helheten blir regnskapssystemet et viktig verktøy.

Hvilket regnskapssystem skal jeg velge?

Det finnes ingen fasit på dette! I likhet med andre type investeringer du gjør, må du gjøre individuelle vurderinger ut fra ditt eget behov.  

Hvilken bil skal du velge?

Hvilket hus skal du kjøpe?

Hva koster et regnskap?

Det finnes mange systemer på markedet i dag. Hvilket du skal velge avhenger av ditt faktiske behov.  Jeg vil derfor ha fokus på noen områder som ofte er undervurdert når man velger regnskapssystem eller ERP-system.

Aksjeloven er klar: Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. 

Hvor mange tenker på styrets behov for rapportering når de velger systemer?

Det er fortsatt mange bedrifter som har flere systemer.  Regnskapssystemet blir bare noe regnskapskontor velger, og det spiller ingen rolle for deg hvilket program du har, da dette ikke er noe du interesserer deg for.  

Regnskapssystemet må innlemmes og innpasses i den daglige virksomheten din.  Økonomioppfølging og hvordan informasjonen kommer inn i systemet, er navet i bedriften din.  Det holder ikke med en rapport i kvartalet.  I vår digitale verden er regnskapet levende, og det gir også muligheter for dagsaktuelle data å styre bedriften din etter.

Integrasjoner

Er du en av de mange som laster ned rapporter fra forskjellige betalingssystemer, timesystemer og programmer for å sende inn i regnskapssystemet for videre manuell behandling?  

Alle kostnadene med å få data inn i regnskapssystemet blir ofte undervurdert. Det brukes mye tid på å levere riktige data til regnskap ved manuelt arbeid som kunne vært digitalisert. Sjekk derfor alle integrasjonsmuligheter.

Historien om Eva og hennes Cateringvirksomhet

Eva har startet en cateringvirksomhet. Hun har ansatt en person i tillegg til seg selv. Hun har et ønske om å starte en kafe eller restaurant i løpet av det nærmeste året når hun har fått etablert virksomheten og vil da få mange flere ansatte. 

Hun velger å gjøre følgende:

1. Regnskapsfører
   Hun finner en god regnskapsfører.
2. Kassaløsning
   Hun investerer i en god kassaløsning for bedriften etter nøye vurdering – sikrer at dette er godt integrert med valget av regnskapssystemet
   1. Kassasystemet er også et eget logistikksystem hvor hun kan ha full styring og kontroll på alle vareinnkjøp.
   2. Hun registrerer der også alle produktene hun leverer på Catering og ingrediensene disse består av, slik at hun kan ha full statistikk over salget og fortjenesten.
   3. Varekostnad beregnes automatisk og overføres til regnskapssystemet fortløpende.
   4. Gjennom kassasystemet registrerer alle ansatte sine timer ved å sjekke inn når de kommer og går.
   5. Timeregistreringen overføres til regnskapssystemet som også har egen lønnsmodul 
   6. Gjennom kassasystemet dekker hun lovpålagt registrering av ansatte som er på jobb til enhver tid samt har full statistikk på oppmøte og fravær.
   7. Hun fakturerer kunder gjennom kassasystemet og fakturaer overføres automatisk til regnskapssystemet og blir automatisk bokført.
   8. Hun har betalingsterminal integrert med kassasystemet. 
   9. Kassasystemet er også integrert med et netthandelssystem/bestillingssystem på nett.
   10. Kunder kan bestille all mat og produkter de trenger via nettløsningen og betale med en gang med Klarna eller forskjellige kredittkort.  Bedrifter kan velge faktura.
   11. Ved ønske om fakturering kredittsjekkes kunden automatisk.
3. Regnskapssystem
   1. Faktura og regnskapsdata kommer automatisk fra kassasystemet, bokføres og følges opp med eventuelle purringer.
   2. Inkassoselskap er integrert med regnskapssystemet slik inkassovarsel kan sendes fra eget eller inkassoselskapets systemer.
   3. Alle innbetalinger fra kunder går automatisk inn i systemet og bokføres fortløpende.  
   4. Regnskapssystemet har integrasjoner med både Klarna og andre kortutstedere slik at tallene hentes automatisk inn i systemet uten manuell pålogging og bruk av ekstra lister.  Regnskapsføreren kan avstemme alle beløp effektivt og raskt. 
   5. Lønn beregnes etter timedata fra kassasystemet og utbetales i banken integrert med regnskapssystemet.
4. Økonomioppfølging
   Eva har fra mange andre bedriftsledere hørt at de bruker mye tid på å forberede økonomirapporter til styret. 
   1. Derfor har Eva sørget for at hun gjennom kassasystemet kan generere automatiske rapporter/appvisning av de nøkkeltall som styreleder er interessert i for å være oppdatert. 
   2. I tillegg har hun opprettet en bruker for styreleder i regnskapssystemet som løpende viser de aktuelle nøkkeltallene som er aktuell for hele virksomheten. Regnskapssystemet gir mulighet for tilpassing av eget Dashboard med nøkkeltall.
   3. Siden hun har integrert alle løsninger, vet hun at regnskapssystemet er oppdatert til enhver tid med betalinger, varekostnader osv.
   4. Styreleder er oppdatert på selskapets økonomi, og de bruker derfor tiden mest til hvordan de kan utvikle Cateringvirksomheten og planlegge oppstart av kafeen.
5. Bærekraft
   Eva er også opptatt av bærekraft og vet at regnskapssystemet har integrasjoner i forhold til slike løsninger.
6. HR
   Når de blir større og får flere ansatte vet hun at de også har mulighet til å koble HR-løsninger inn mot samme regnskapssystem. Hun har også fra starten laget skriftlige HMS rutiner.
7. Tilbakeblikk
   Når Eva etter ett år ser tilbake på oppstarten tenker hun:
   1. Å få på plass systemene ved oppstart var dyrere enn hun ønsket, og egentlig ville betale. 
   2. Imidlertid har hun spart mye kostnader på regnskapsfører, og spart mye tid selv på å håndtere en masse opplysninger som nå går automatisk mellom systemene.
   3. Etter hvert som omsetningen har øket har hun fått effekt av investeringene og har ikke «druknet i papirarbeid» og regnskapsoppfølging som mange av sine kollegaer.  
   4. Når hun nå skal utvide med kafedrift og ansette flere mennesker, er systemene på plass og hun kan konsentrere seg om personaloppfølging, salg og markedsføring.

Oppsummering:

• Ikke bare se på pris – vurder helheten av virksomheten din og muligheter for å digitalisere andre oppgaver.  
• Vurder ut ifra framtidig behov og systemer du ønsker å bruke i bedriften din bl.a. muligheter for å ta i bruk flere moduler i systemet og integrasjoner med andre systemer.  
• Se også på behovet for løpende økonomirapportering og nøkkeltall til styret. Har du et system hvor du lett kan gi styreleder og andre i styret tilgang til sanntidsrapportering i form av et redigerbart Dashboard, kan det gi mange fordeler, og tiden kan brukes mer i strategidiskusjoner.
• Det bør dekke alle dine regnskapsbehov – fra fakturering, bokføring, lønn, til rapportering og skatt og HR-systemer. Har du økonomifunksjonen internt kan det ofte lønne seg å vurdere et system som også har årsoppgjørsmodul.
• Det bør være skybasert SAAS (Cloud) og lettvint å tilknytte nye brukere og endre disse med mulighet å begrense tilganger i systemet.

Ikke se på regnskapssystem og lisensene som kostnader! 

Det er alle de tingene du gjør manuelt (uten å tenke over det), og som du kan digitalisere og integrere i eller med et regnskapssystem, som gir et stort potensial for besparelser for bedriften. I denne helheten blir regnskapssystemet et viktig verktøy.