Forfatter: Jan Christian Bernhardt
Klare rolle- og ansvarsbeskrivelser blir fort en betingelse for suksess når virksomheten når en viss størrelse og omfang.
Flat organisasjonsstruktur og «direkte» ledelse av medarbeidere kan fungere godt i en liten virksomhet. Etter hvert som virksomheten vokser, er det viktig å lage klare rolle- og ansvarsbeskrivelser i tide.
Det følger av Aksjeloven og annen selskapslovgivning at du som styremedlem eller daglig leder er ansvarlig for at virksomheten er organisert slik at eiernes interesser og forventninger om avkastning blir ivaretatt. I tillegg stiller Arbeidsmiljøloven en rekke krav angående medvirkning og forutsigbarhet når det gjelder ansattes arbeidsforhold.
Når vi vet at dårlig organisering av oppgaver og uklare ansvarsforhold i tillegg er en av de største truslene mot god økonomi og effektivitet i virksomheten, er det kanskje på tide å ta noen grep?
Flat organisasjonsstruktur, med høyt læringspotensial, trekkes ofte frem som velegnet i små virksomheter der kunnskapen hos medarbeiderne er den viktigste faktoren. Avstanden til øverste leder er kort, med direkte kommunikasjon mot den ene, eller de få lederne som finnes. En slik struktur, som svært ofte ikke innebærer tydelig rolle- og ansvarsbeskrivelser, kan fungere godt, men hvor lenge og avhengig av hva?
Antall ansatte en leder har ansvaret for er et viktig stikkord i så måte. For stort «kontrollspenn» kan medføre at leder for eksempel ikke lenger klarer å koordinere, gi tydelige beskjeder og huske hva som ble avtalt med andre medarbeidere. Isolert sett blir dette i seg selv et argument for å tydeliggjøre arbeidsoppgaver og ansvarsforhold den dagen leder kjenner på «smerten» ved ikke lenger å strekke til.
Et annet forhold som bør trekkes frem, er at flate strukturer ofte anses som mindre egnede der hvor spredningen i kompetanse er stor. De med høyere kompetanse har gjerne mer selvstendige stillinger og komplekse arbeidsoppgaver. Gjennom virksomhetens vekst og behov for blant annet administrativt personell med høyere kompetanse, kan det fort bli krevende for leder å koordinere disses oppgaver uten nærmere oppgave- og ansvarsbeskrivelser, ikke bare på grunn av kapasitetsbegrensninger hos leder, men tenkelig også på grunn av kompetansegap mellom leder og de med høyere kompetanse.
Opplever du at organiseringen av medarbeiderne i din virksomhet er mangelfull? Kanskje det er på tide med litt faglig påfyll og hjelp?
Bli med på vårt spesialkurs «Effektiv drift i små og mellomstore virksomheter», et 3 timers en-til-en kurs og spesialtilpasset kurs, med mulighet for personlig rådgivning fra kursholder sin side innenfor det aktuelle kurstema, og under selve kursgjennomgangen.
Kursinnhold:
•Hva står ofte i veien for vekst og utviklingen i virksomheten? Hvordan kan vi snu utviklingen?
•Hvordan kan en solid «grunnmur» øke virksomhetens verdi?
•Strategiarbeidet i virksomheten; trenger hverken være dyrt eller komplisert – «det enkle er ofte det beste»!
•Organisering av ressursene i virksomheten; menneskene, interne og eksterne ressurser
•Ansvarsforhold; forstår alle sine oppgaver og ansvar og er disse kjent for andre? Hvilke fullmakter har den enkelte? Hvordan gjøre ansvaret kjent? Stillingsbeskrivelser og ansvarsoversikter.
•Styringssystemer – nå eller senere? Hvordan enkelt lage et styrende system for kvalitet i virksomheten?
•Daglig leder – den viktigste brikken i organisasjonen? Lederstil, mulige feller du kan gå i, tillitsbasert ledelse, informasjon og kommunikasjon.
•HMS; – hvilke forventninger og krav stiller Internkontroll-forskriften?
•Økonomi; – hva er resultatregnskap, balanseregnskap? Hva er det viktigste du må forstå?
•Hva er egentlig bærekraft og hva kan det innebære for din virksomhet? Hvem kan hjelpe deg videre?
•Hva menes egentlig med digitalisering? Hva er viktig å passe på i digitaliseringsprosesser?
