Forfatter: Bjarne Aamodt
Den mest sentrale oppgaven for det verdiskapende styret er å sørge for å ha den rette og motiverte daglige leder for virksomheten til enhver tid. For å sikre dette bør styret både ha en kontinuerlig oppfølging av daglig leder, og hvert år gjennomføre en årlig systematisk evaluering av daglig leder. Dette er nødvendig med henblikk på den raske utviklingen som nå skjer innen teknologi, klima, markedet og andre forhold, som setter stadig nye krav til oppgaver og egenskaper hos daglig leder. Styret må sikre seg at daglig leder har de nødvendige kvalifikasjoner, og er motivert for neste fase i virksomhetens utvikling. Det betyr at det utkrystalliseres nødvendige forbedringsbehov og -tiltak, eller eventuelt hvis nødvendig, skifte av daglig leder.
STYRETS EVALUERING AV DAGLIG LEDER; − HENSIKT
I vissheten om at en velfungerende daglig leder er av avgjørende viktighet for at virksomheten skal utvikle seg på en god måte, må dette forplikte styret til kontinuerlig å vie nødvendig oppmerksomhet på å sikre at daglig leder er den rette for virksomhetens videre utvikling.
KONTINUERLIG OPPFØLGING AV DAGLIG LEDER
Et verdiskapende styre avslutter normalt et styremøte med en debrief om hvordan den aktuelle styrebehandlingen har vært gjennomført, med henblikk på forbedringer for senere behandlinger. I denne sammenheng er det naturlig også å vurdere daglig leders prestasjoner i tilknytning til de saker som har vært behandlet. Eventuelle prestasjoner som her kunne vært håndtert på en bedre måte fra daglig leders side, bør kommuniseres på en konstruktiv måte tilbake til daglig leder via styreleder. Imidlertid er det viktig at denne tilbakemeldingen til daglig leder skal inneholde både «ros og ris».
ÅRLIG SYSTEMATISK EVALUERING AV DAGLIG LEDER
Et meget hensiktsmessig tiltak fra styrets sin side for å sikre at virksomheten har den rette daglige leder fra år til år, er å gjennomføre en strukturert evaluering av daglig leder rundt hvert årsskifte. Normalt er det da å vurdere hvordan utviklingen har vært i året som har gått, herunder måloppnåelser for året, og vurdere hvilke eventuelle nye krav som må stilles til daglig leder for kommende år. Strategiske endringer i virksomheten kan bety nye krav til egenskaper og kvalifikasjoner hos daglig leder, som det er viktig for styret å forvisse seg om at er tilfredsstillende til stede hos daglig leder.
OPPLEGG FOR ÅRLIG SYSTEMATISK EVALUERING AV DAGLIG LEDER
En strukturert tilnærming til styrets årlige evaluering av daglig leder er å gjennomgå alle aktuelle forhold vedrørende den daglige ledelse, med henblikk på å identifisere forbedringsbehov og -muligheter innen følgende forhold:
- Daglig leders kunnskaper om, og forståelse av, premissene for virksomheten, herunder formål og mål, styrets vedtatte strategi, aktuell lovgivning og andre reguleringer, interessenters krav og forventninger, etc.
- Daglig leders kompetanseprofil og andre egenskaper.
- Daglig leders arbeidsform, herunder interaksjon med styret.
- Daglig leders utøvelse av sine roller og oppgaver.
- Fremtidige nye krav til daglig leders kvalifikasjoner som følge av endring i virksomhetsstrategi eller endring i andre viktige rammevilkår.
En anbefalt fremgangsmåte å utføre evalueringen på, er å gjennomføre følgende oppgaver:
Fakta-innhenting
Styret kan gjennom en nettbasert eller intervjubasert undersøkelse blant styrets medlemmer, daglig leder og eventuelt andre aktuelle aktører (f.eks. eier og HR-sjef) få registrert hvordan situasjonen har vært det siste året, og fortsatt er vedrørende forholdene nevnt ovenfor. Gjennom dette fås både styremedlemmenes oppfatninger og daglig leders egen oppfatning av situasjonen. Hvis det har vært gjennomført medarbeiderundersøkelser, vil resultatene herfra også kunne gi viktige fakta.
Analyse
Det er viktig at det foretas en analyse av de innhentede fakta, gjennomført av en kompetent person (f.eks. styreleder eller en annen ressursperson som har solid kompetanse innen daglig ledelse og styrearbeid), slik at en kan få identifisert de prioriterte forholdene for videre behandling i styret.
Analysen blir rapportert gjennom en oppsummerende analyserapport, som vil være underlaget for styrets plenumsbehandling av daglig leder-evalueringen.
Styrets behandling
På basis av analyserapporten diskuterer styret behov for forbedringer i daglig leders kompetanse og andre egenskaper, arbeidsform og utøvelsen av daglig leders oppgaver.
Styret konkluderer på ønskede/nødvendige forbedringsbehov, og aktuelle tiltak. Slike tiltak vil oftest bestå i at det stilles krav til daglig leder om konkrete forbedringer. Men kan av og til bety at styret finner det nødvendig å skifte daglig leder. Hvis det siste er tilfelle, må styret sørge for at skiftet skjer på en ordentlig og forsvarlig måte.
Gjennomføring av tiltak
Forutsatt at daglig leder skal satses videre på, vil styreleder gjennom en konstruktiv medarbeidersamtale med daglig leder kommunisere de konkluderte forbedringsbehovene/ -tiltakene, og deretter følge opp at de blir gjennomført.
OPPFØLGINGEN OG EVALUERINGEN AV DAGLIG LEDER SOM LEDD I MOTIVASJON
Som belyst ovenfor er det en nødvendighet å ha en daglig leder med de rette kvalifikasjoner og andre egenskaper. Men dette er ikke tilstrekkelig for vellykket daglig ledelse. Daglig leder må også være motivert for oppgaven!
Med dette som siktemål er det viktig at den kontinuerlige oppfølgingen og den årlige evalueringen gjøres på en slik måte at det bidrar til daglig leders motivasjon!
For å oppnå denne motivasjonseffekten stilles det betydelige krav til styreleder, som i kraft av å være bindeleddet mellom styret og daglig leder, må sørge for å ivareta tilbakemeldingene til daglig leder på en konstruktiv og motiverende måte.
STYREFORENINGEN HAR KOMPETANSE OG VERKTØY
Styreforeningen har gjennom sine styrekonsulenter kompetanse og verktøy for evaluering av daglig leder. Ta gjerne kontakt for nærmere belysning av temaet, og eventuell forespørsel om bistand til evalueringen.
