Eierstyring av kommunalt selskap

Forfatter: Arild Sørum Stana

Kommuner og fylkeskommuner er store eiere av selskap, og med mange ulike selskapsformer. Å være en langsiktig og forutsigbar eier er viktig for selskapets styre og daglige ledelse for å oppnå eierens formål med selskapet. Her kan du lese mer om kommunal eierstyring av selskap. 

Kommuner og fylkeskommuner er store eiere av selskap, og med mange ulike selskapsformer.

Selskapene produserer og leverer viktige tjenester til innbyggere og er arbeidsgivere for mange tusen. Hvordan de styres og driftes er avgjørende for kvaliteten og kostnadene. Dette påvirker igjen tilliten til selskapene, og til kommunene og fylkeskommunene som eiere. Å utøve godt eierskap bidrar til å bygge og vedlikeholde tillit.

Offentlige eiere vil ofte ha andre roller overfor et selskap utover å være eier. Dette kan være kunde og bestiller av tjenester, samfunnsutvikler, myndighetsutøver, klageinstans og ombud for innbyggere og næringsinteresser. Det er viktig å skille rollene. Folkevalgte og ansatte som opptrer på vegne av eieren må være tydelig på hvilken rolle de til enhver tid har. Offentlig eierstyring er på grunn av dette viktig for tillit og godt omdømme. 

Eierstyringens hensikt er å oppnå formålet med selskapet, å forvalte ressursene på best mulig måte og å få kunnskap om selskapet som grunnlag for eiers oppfølging av selskapet og eventuelle endringer i eierinteressene.

Eierstyring er et begrep som ikke omtales i selskapslovene. Eierstyring og selskapsledelse er interaksjonen mellom eierne, styret og ledelsen av et selskap. Altså; samspillet mellom ulike aktører for å styre og lede en virksomhet.

Dette samspillet er situasjonsbestemt, prosessuelt og relasjonelt. 

Den situasjonen selskapet er i til enhver tid påvirker samspillet. Eksempler på situasjonsbestemte forhold er selskap under etablering, vekst, avvikling eller i kritiske situasjoner med årsak i interne eller eksterne forhold. Noen eksempler er konsekvenser av krigen i Ukraina, endrede lovreguleringer for bransjen, skifte av daglig leder og endret eierskap. 

Eierstyring er prosessuelt gjennom prinsipper, systemer og rutiner for hvordan samspillet mellom eier og selskapets ledelse skal skje. Selskapslovene regulerer ikke dette samspillet mellom eierne og selskapsledelsen. Det er derfor nødvendig å etablere gode systemer og rutiner mellom eierne og selskapet. 

Samspillet mellom eierne og selskapets ledelse er også relasjonelt. Eierne og selskapets styre og ledelse er avhengig av tillit til hverandre. Tillit etableres og vedlikeholdes mellom mennesker som er åpne, forutsigbare og til å stole på.  

Å utøve eierstyring

Eierstyring og selskapsledelse er å etablere og følge fornuftige retningslinjer som skal hjelpe eierne, styret og ledelsen til å forvalte og utvikle selskapets ressurser på best mulig måte. 

Slike retningslinjer utarbeides for å gjelde alle selskap en kommune eier. Det er vanlig at prinsipper, krav og retningslinjer vedtas av kommunestyret i behandlingen av kommunens eierskapsmelding. Kommunen som eier og selskapenes styrer og daglige ledere er da forpliktet til å følge disse bestemmelsene.   

Eierstyringen må kjennetegnes av ansvarlighet, åpenhet, forutsigbarhet, respekt for hverandres roller og effektivitet. 

Eierstyring skjer også direkte overfor hvert selskap gjennom vedtektene for aksjeselskap, selskapsavtale for interkommunale selskap og tilsvarende lovpålagte dokument for andre selskapsformer. Andre eksempel på slike dokument er eiernes strategi for det enkelte selskap. Denne illustrasjonen viser aktiviteter i kommunens eierstyring. Aktivitetene er inndelt i:

  • Før etablering av selskap
  • Ved etablering av selskap
  • Utarbeide, evaluere, revidere og følge opp eierskapsmelding
  • Utøvelse av eierstyring

pastedGraphic.png

Årshjul for eierstyringen

Eierskapet utøves fortløpende gjennom året og i hele selskapets levetid. Forutsigbarhet, forventningsavklaringer og målrettet rolleutøvelse er forhold som påvirker eierstyringen. Et årshjul som er kjent for alle involverte, bidrar til dette. Her er eksempel på årshjul fra tidligere Viken fylkeskommune:

Januar

  • Oppdragsbrev til foretak
  • Inngåelse av leveranseavtaler

Februar

  • Resultatrapportering på̊ leveranse/oppdragsavtaler og resultater fra aktuelle selskap til bruk i fylkeskommunens årsrapport

Mars

  • Forberede styrevalg
  • Oppnevnelse av representanter til generalforsamlinger, representantskap o.l.

Mai/juni

  • Dialog med enkeltselskap for innspill til budsjettprosess for neste år
  • Eierskapsmelding behandles av fylkestinget minimum hvert 4. år.
  • Selskapene avholder generalforsamlinger og representantskapsmøter
  • Fylkestinget behandler årsrapport fra foretak (vedtak) og Viken Pensjonskasse (til orientering)

August

  • Oversikt over viktig selskapsinformasjon inkludert styremedlemmer, honorarer mv.. oppdateres på Vikens eierportal

Oktober

  • Fylkestinget behandler årlig eierskapsrapport
  • Fylkesrådet behandler årsrapport fra enkeltselskap etter behov

Løpende – ikke dato-festet

  • Eiermøter med enkelt selskap og generelt CSR-møte med “alle” selskaper
Eierskapsmelding

Kommuneloven har i § 26 bestemmelser om eierstyring. Loven stiller krav om eierskapsmelding. I § 26-1 står det: Kommuner og fylkeskommuner skal minst én gang i valgperioden utarbeide en eierskapsmelding som skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv.

Eierskapsmeldingen skal inneholde

a. kommunens eller fylkeskommunens prinsipper for eierstyring

b. en oversikt over selskaper, kommunale eller fylkeskommunale foretak og andre virksomheter som kommunen eller fylkeskommunen har eierinteresser eller tilsvarende interesser i

c. kommunens eller fylkeskommunens formål med sine eierinteresser eller tilsvarende interesser i virksomhetene nevnt i bokstav b.

Innholdet i eierskapsmeldingen ut over kommunelovens krav bestemmes av den enkelte kommune. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskaper der kommunen eller fylkestinget har eierinteresser. Det vil si der kommunen eller fylkeskommunen er hel- eller deleier. 

Formålet med eierskapsmeldinger er å ha en fullstendig oversikt over selskap og andre organiseringer utenfor kommuneorganisasjonen. En annen hensikt er å oppgi hva som er formålet; hva kommunen ønsker å oppnå med å eie hvert selskap. Videre er prinsippene for eierstyringen førende for hvordan kommunen selv skal utøve sitt eierskap, og med felles krav til hvordan eier forventer at styrene skal utøve sitt ansvar. 

Eierskapsmeldingen bør være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens eller fylkeskommunens innbyggere.

Mange kommuner har, i tillegg til eierskapsmeldingen én gang i valgperioden, en årlig eiermelding. Denne har en samlet oversikt over de selskap og interkommunale samarbeid kommunen har eierinteresser i. Innholdet er blant annet selskapenes økonomiske resultat, særlige forhold eier bør kjenne til og selskapets etterlevelse av kommunens krav og forventninger.

Hvordan utarbeide eierstrategi for hvert selskap?

Framgangsmåten for å utarbeide eierstrategi for hvert selskap er forskjellig fra kommune til kommune. Her er et eksempel:

  • Eierskapsmelding – kommunen stiller egne krav til seg selv som eier
  • Eiermøter – dialog mellom eier og selskapets styre og daglige ledelse
  • Lovpålagt dokumentasjon – årsberetning og årsregnskap
  • Revidering av vedtekter eller selskapsavtale
  • Innspill fra styrene og daglige ledere
  • Kommunedirektørens forslag til det folkevalgte eierutvalget (kan være formannskap eller kommunestyre)
  • Drøfting i eierutvalget
  • Kommunedirektørens saksframlegg til formannskap
  • Behandling av eierstrategien for hvert selskap i kommunestyret
  • Ved endringer som krever vedtak i generalforsamling, fremmer styret dette for generalforsamlingen. 
Valg til styrene

Det er eierorganet som velger styremedlemmer. I selskap med ansattvalgte styremedlemmer velges disse av og blant de ansatte. 

Valg av styremedlemmer er en svært viktig oppgave for eierne. Styret skal forvalte selskapet innenfor formålet, eierstrategien og andre krav fra eierne. Styret skal innenfor disse rammene alltid vurdere hva som er til selskapets beste.  Illustrasjonen nedenfor viser hvordan styrerekruttering og valg kan gjennomføres. 

pastedGraphic_1.png

 

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: