Forfatter: Arild S Stana
Kommunal eierstyring er viktig for styret og daglig leder. Eiers strategi for hvert selskap utfyller vedtektene og er svært nyttig for styret.
Kommunens eierstrategi
Ved etablering av et selskap vurderer kommunen hvilken selskapsform som er egnet for formålet med selskapet. Dette er gjerne overordnede formuleringer som politisk, samfunnsnyttig, finansielt eller effektivisering. Kommunen presenterer sin overordnede strategi med å eie selskap i en eierskapsmelding. Denne beskriver gjerne prinsipper for hvordan kommunen skal utøve eierskapet sitt, og hva de forventer av styrene i selskapene. Slike krav til styrene kan være å ha etiske retningslinjer, forhindre korrupsjon, ta et samfunnsansvar og gjennomføre årlig styreevaluering og styreopplæring.
Kommunalt eide selskap produserer og leverer viktige tjenester til innbyggere og er arbeidsgivere for mange tusen. Hvordan de styres, og drives er avgjørende for kvaliteten og kostnadene. Dette påvirker igjen tilliten til selskapene, og til kommunene og fylkeskommunene som eiere. Å utøve godt eierskap bidrar til å bygge og vedlikeholde tillit.
Å være en langsiktig og forutsigbar eier er viktig for selskapets styre og daglige ledelse for å oppnå formålet med selskapet slik det er nedfelt i vedtekter eller selskapsavtale.
Stadig flere kommuner og fylkeskommuner forbedrer sin eierstyring. En slik utvikling er med på å styrke den demokratiske eierstyringen av selskapene, og forbedre eiernes kontakt med selskapets styre og daglige ledelse.
Eierstyringens hensikt er å oppnå formålet med selskapet, å forvalte ressursene på best mulig måte og å få kunnskap om selskapet som grunnlag for eiers oppfølging av selskapet og eventuelle endringer i eierinteressene i selskapet.
Eierstyring og selskapsledelse er samspillet mellom eierne, styret og daglig leder. Dette samspillet er situasjonsbestemt, prosessuelt og relasjonelt.
Eierstyring og selskapsledelse er å etablere fornuftige retningslinjer som skal hjelpe eierne, styret og ledelsen til å forvalte og utvikle selskapets ressurser på best mulig måte.
Eierstyringen må kjennetegnes av ansvarlighet, åpenhet, forutsigbarhet, respekt for hverandres roller og effektivitet. Retningslinjer for eierstyring og selskapsledelse innebærer også en grenseoppgang mellom hva som hører eierne til og hva som er ansvar og myndighet for selskapets ledelse. Selskapslovene skiller mellom eierens rolle, styrets rolle og daglig leders rolle.
Eierne skal ut fra formålet med selskapet sette overordnede mål og rammer for selskapet og velge styret. Eierne må ha tillit til styret. Styret skal sørge for forvaltning av selskapet innenfor eiernes formulerte mål og krav. Styret skal arbeide for selskapets interesser. Styret skal ikke ta hensyn til særinteresser hos en eller flere eiere, parti- eller lokalpolitikk eller andre krav og forventninger som ikke er til selskapets beste.
Forutsigbarhet, forventningsavklaringer og målrettet rolleutøvelse er forhold som påvirker eierstyringen. Et årshjul som er kjent for alle involverte bidrar til dette. Her er daværende Viken fylkeskommunes årshjul:
Januar
- Oppdragsbrev til foretak
- Inngåelse av leveranseavtaler
Februar
- Resultatrapportering på̊ leveranse/oppdragsavtaler og resultater fra aktuelle selskap til bruk i fylkeskommunens årsrapport
Mars
- Forberede styrevalg
- Oppnevnelse av representanter til generalforsamlinger, representantskap o.l.
Mai/juni
- Dialog med enkeltselskap for innspill til budsjett-prosess for neste år
- Eierskapsmelding behandles av fylkestinget minimum hvert 4. år.
- Selskapene avholder generalforsamlinger og representantskapsmøter
- Fylkestinget behandler årsrapport fra foretak (vedtak) og Viken Pensjonskasse (til orientering)
August
- Oversikt over viktig selskapsinformasjon inkludert styremedlemmer, honorarer mv.. oppdateres på̊ Vikens eierportal
Oktober
- Fylkestinget behandler årlig eierskapsrapport
- Fylkesrådet behandler årsrapport fra enkeltselskap etter behov
Løpende – ikke dato-festet
- Eiermøter med enkelt selskap og generelt CSR-møte med “alle” selskaper
Eierstrategi for hvert selskap
Utarbeiding av eierskapsmeldinger har hatt en positiv utvikling de siste årene. Innholdet har blitt mer konkret om hvilke krav kommunen stiller til seg selv som eier, til alle sine selskap og gjennom eierstrategier for hvert selskap. Det siste krever økt kunnskap om hvert selskap og en god dialog med selskapets styre og daglig leder. Eiermøter bidrar til gjensidig informasjon mellom eierne og selskapet.
Med eierstrategi for hvert selskap menes eier eller eiernes strategiske begrunnelser for å etablere selskapet. Dette er ofte skrevet i saksframlegg og vedtak før etablering av selskapet, og i selskapets formål i vedtekter eller selskapsavtale.
Når selskapet er etablert og eier ønsker å vurdere videre eierskap og mål for selskapet, bør eier vurdere om formålet er nådd, og om eierskapet skal videreføres. Denne vurderingen er del av en fortløpende gjennomgang av hva kommunen eier. Vurderingen er også en del av kommunens arbeid med å utarbeide og revidere kommunens eierstrategi for hvert selskap. Eierstrategi er en politisk viljeserklæring og bør evalueres med jevne mellomrom.
Ut fra vedtekter/selskapsavtale, eierskapsmelding og eierstrategi for selskapet skal styret utøve selskapsledelse. Styrets ansvar er å ha en selskapsstrategi. Dette er styrets strategi for hvordan selskapet skal nå sine resultat på kort, mellomlang og lang sikt.
Ut fra selskapsstrategien kan daglig ledelse utarbeide en forretningsstrategi. Illustrasjonen nedenfor viser hvordan en syklus kan etableres. I parentes er hvem som bør ha ansvaret. Illustrasjonen viser også de dokumenter og møter som gir tilbakemelding til eierne med informasjon om hvordan målene nås. Dette er informasjon som må benyttes ved neste revidering av kommunens generelle eierstrategi og eierstrategien for hvert selskap.
Hvordan lage eierstrategi for hvert selskap?
Framgangsmåten for å utarbeide eierstrategi for hvert selskap er forskjellig fra kommune til kommune. Her er et eksempel:
- Eierskapsmelding – kommunen stiller egne krav til seg selv som eier
- Eiermøter – dialog mellom eier og selskapets styre og daglige ledelse
- Lovpålagt dokumentasjon – årsberetning og årsregnskap
- Revidering av vedtekter eller selskapsavtale
- Innspill fra styrene og daglige ledere
- Kommunedirektørens forslag til det folkevalgte eierutvalget (kan være formannskap eller kommunestyre)
- Drøfting i eierutvalget
- Kommunedirektørens saksframlegg til formannskap
- Behandling av eierstrategien for hvert selskap i kommunestyret
- Ved endringer som krever vedtak i generalforsamling, fremmer styret dette for generalforsamlingen. Endringer i vedtektene er eksempel på en slik sak.
Hva skal eierstrategien inneholde?
Eierstrategi for hvert selskap varierer i innhold og omfang. Det bør være et mål å gjøre denne så konkret og målbar som mulig. Stange kommune stilte i sin eiermelding for noen år tilbake følgende krav til sine egne eierstrategier for hvert selskap:
- Eierkravene må̊ være klare og tydelige. Kravene må̊ være klart kommunisert og ikke gi grunnlag for tvil om hva eier ønsker å oppnå̊.
- Kravene må̊ ha en utforming som gjør at måloppnåelsen kan etterprøves. Det må̊ på̊ objektivt grunnlag kunne fastslås om eierkravene er innfridd eller ei.
- Kravene må̊ være realistiske. Eiers krav bør være utfordrende og krevende, men innenfor de rammer som det vil være mulig å nå̊.
- Kravene må̊ sikre forutsigbarhet for selskapene. Når kommunen som eier har fremsatt sine krav må̊ selskapet få frihet og tilstrekkelig selvstendighet til å realisere eiers mål. Eier må̊ ikke endre sine krav i den tidsperioden selskapet er gitt for å nå̊ målene.
Innholdet i kommunenes eierstrategier for hvert selskap har ofte gjennomgående og like tema. Dette gjør det lettere å følge utviklingen for selskapet over tid og å fange opp endringer som må få oppmerksomhet. Det er ingen felles standard for hva en eierstrategi skal inneholde. Nedenfor er to eksempler:
Tema til vurdering:
-
- Kapitalbindingssynspunkt
- Oppfølgings- og investeringsbehov
- Virksomhetsområdets utvikling og risiko
- Samfunnsmessig betydning
- Lønnsomhet i dag og fremtiden
- Er kommunen den rette eier?
Innholdet i en eierstrategi for hvert selskap kan være:
- Den historiske bakgrunnen for å eie selskapet
- Formålsparagrafen i selskapsavtalen
- Motivet for eierskapet
- De siste års utvikling i selskapet
- Rammer for selskapet si drift
- Vurdering av framtidig eierskapet
- Samfunnsmessig nytte av eierskapet
- Lønnsomhet
- Oppfølgings- og investeringsbehov
- Selskapets utvikling og risiko
- Kapitalbinding
Begrepet eierstrategi for hvert selskap kan gjerne erstattes med eierdirektiv. Dette brukes av mange selskap med private eiere. Langsiktige, forutsigbare og realistiske eierforventninger gir retning for styret og daglig leders selskapsledelse. Og det gjør styrearbeidet mer forutsigbart.
Styreforeningen holder kurs i folkevalgt eierstyring og utarbeiding av eierdirektiv. Vi bistår i prosesser med å utvikle eierstrategier og eierdirektiv.
