Det strukturerte styret – nøkkelen til organisasjonens suksess

Forfatter: Robert Lona

Styrets rolle er av avgjørende betydning for organisasjonens suksess og bærekraft. Styret utgjør fundamentet for beslutningstaking, strategisk planlegging, effektiv ledelse og sikrer at organisasjonens mål og verdier blir opprettholdt. For å sikre en smidig og organisert styring er det avgjørende å etablere en solid struktur gjennom å ha godt tilpassede vedtekter, klare retningslinjer, styreinstrukser, årsplaner og formelle rammer. 

Denne artikkelen vil gi en overordnet innføring i noen av verktøyene et strukturert styre jobber med, nemlig vedtekter, styreinstruks, årsplaner, retningslinjer og formelle rammer. I tillegg behandles retningslinjer for å sikre integritet og juridisk etterlevelse.

Vedtekter – grunnlaget for virksomheten 

Vedtektene fungerer som det juridiske fundamentet for organisasjonen og som rammeverket for styrets arbeid. Vedtektene angir virksomhetens formål, struktur, prosesser og andre viktige føringer for styrets arbeid. 

  1. Organisasjonens formål:

Vedtektene skal gi klare beskrivelser av formålet med virksomheten. Dette gir styret retning og danner grunnlaget for hvordan det skal jobbe.

  1. Styresammensetning:

Antallet styremedlemmer bør fremkomme tydelig i vedtektene. Antallet kan angis som et fast antall eller som et intervall.  

  1. Endringer og revisjoner:

Vedtektene kan inneholde en mekanisme for endringer og revisjoner. Dette kan bidra til at organisasjonen kan tilpasse seg endrede forhold og behov, uten å måtte redefinere hele strukturen. Det bør gjennomføres en vurdering om hvordan vedtektene oppfyller lovpålagte krav, og hvordan de gir en robust juridisk ramme for organisasjonens styring.

Styreinstruks – klar og tydelig styring 

Styreinstruksen er en nøkkelkomponent som gir styret et rammeverk for beslutningstaking, oppgavefordeling og samarbeid. Den gir klarhet rundt forventningene til styremedlemmene og daglig leder, og legger grunnlaget for et effektivt og ansvarlig styrearbeid.

  1. Roller og ansvar:

Styreinstruksen skal definere styrets og daglig leders oppgaver i forbindelse med utførelsen av styrets arbeid. Dette sikrer at alle som er involvert i styrearbeidet forstår hva de skal bidra med og at de har tydelige retningslinjer for sitt arbeid.

  1. Beslutningstaking:

Tydelige retningslinjer for beslutningstaking er avgjørende for å unngå forvirring og konflikter. Hvordan beslutninger skal tas, om vedtektene har angitt om det er temaer som krever konsensus og hva som skjer ved stemmelikhet. Dette bør være tydelig beskrevet i styreinstruksen.

  1. Kommunikasjon og møteprosedyrer:

Styreinstruksen kan inkludere retningslinjer om møteprosedyrer, inkludert innkalling, dagsorden, sakspapirer, dokumentasjon av beslutninger, samt daglig leders plikter og rapportering overfor/til styret. En tydelig styreinstruks fremmer åpen kommunikasjon og effektivt samarbeid i styret, samt mellom styret og administrasjonen. Dette sikrer at møtene er effektive og strukturerte.

Årsplan – veikartet for styrets suksess

Årsplanen er hjertet i et velfungerende styre. Den gir en tidsmessig ramme for styrets aktiviteter gjennom året og identifiserer oppgaver, ansvarsområder og milepæler. Det kan sikrer at styret utarbeider tydelige mål og strategier. En god årsplan muliggjør effektiv ressursallokering og prioritering av oppgaver.

En god årsplan bør blant annet inneholde følgende punkter:

  1. Målsettinger og strategisk planlegging:

En god årsplan bør sikre at styret fastsetter mål for virksomheten og jobber planmessig med strategisk arbeid for å nå dem. 

  1. Risikovurdering:

Styret skal aktivt bidra til å identifisere relevante risikoer for virksomheten og bør være en integrert del av beslutningsprosessene. Styret skal også sørge for at risikohensyn blir tatt med i betraktning når strategier utvikles. 

Som et ledd i risikohåndtering bør styret også være orientert om virksomhetens beredskapsplaner for å håndtere uforutsette hendelser og kriser.

  1. Møteplan:

En jevnlig og godt strukturert møteplan er avgjørende for å opprettholde kontinuitet og fremdrift. Årsplanen bør inkludere informasjon om møtefrekvens, sted og emner som skal diskuteres på hvert møte.

  1. Evaluering og rapportering:

Å inkludere periodiske evalueringer i årsplanen gir styret muligheten til å vurdere sin egen effektivitet og med det kunne gjøre nødvendige justeringer for å tilpasse seg endrede forhold og utfordringer. Daglig leders rapporteringskrav og frister bør også være tydelig spesifisert.

Retningslinjer og formelle rammer – overholde lovpålagte retningslinjer

Retningslinjer og formelle rammer kan gi detaljerte instrukser på spesifikke områder i organisasjonens drift. Dette kan bidra til at organisasjonen opererer innenfor lovpålagte juridiske grenser og jobber med risikovurderinger på en effektiv måte. 

I tillegg til de lovbestemte retningslinjene kan styret og administrasjonen fastsette andre retningslinjer for virksomheten. Retningslinjer kan blant annet være:

  1. Compliance:

Sikre at alle relevante lover og forskrifter som gjelder for virksomheten er kjent for organisasjonen og etterleves av styret, ledelse og øvrige ansatte.

  1. Etiske retningslinjer:

Etiske retningslinjer gir en veiledning for både styret og de ansatte om forventet atferd og moral. Dette kan bidra til en god kultur hvor integritet og ansvarlighet står i fokus.

  1. Økonomiske retningslinjer:

Dette kan inkludere føringer for økonomistyring, budsjettprosesser, fullmaktstrukturer og interne rapporteringskrav. 

  1. Konflikthåndtering:

Retningslinjer for konflikthåndtering gir en strukturert tilnærming kan gi løsning av interne konflikter. Dette er viktig for å opprettholde et positivt arbeidsmiljø.

Oppsummering:

Det strukturerte styret kan være nøkkelen til virksomhetens suksess. Tydelige vedtekter, klare styreinstrukser, en grundig utarbeidet årsplan og presise retningslinjer, gir styret et grunnlag for effektivt å håndtere de utfordringer og muligheter som dukker opp underveis. Dette skaper ikke bare en sunn organisasjonskultur, men legger også grunnlaget for selskapets bærekraftige utvikling over tid. 

Ved å investere tid og ressurser i gode strukturerte rammer, legger styret grunnlaget for god styring av virksomheten.

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: