Det strukturerte styret: Hvordan effektivt følge opp selskapets strategi

Forfatter: Ole Sverre Spigseth

Hvordan kan styret sikre effektiv strategioppfølging? Utforsk bruk av KPI’er, OKR’er og godt samarbeid med ledelsen bidrar til dette.

Alt koker ned til gjennomføringsevne

I dagens stadig skiftende forretningsmiljø er det ikke nok å ha en godt utformet strategi – den må også gjennomføres og følges opp systematisk. Styret spiller en kritisk rolle i å sikre at selskapets strategi ikke bare forblir en ambisjon på papiret, men faktisk blir implementert og overvåket. Dette krever en strukturert tilnærming som kombinerer klare mål, tett samarbeid med ledelsen og kontinuerlig evaluering.

Styrets rolle i strategioppfølging

Styrets oppgave er ikke bare å godkjenne strategien, men også å fungere som en strategisk vaktpost. Dette innebærer å:

1. Fastsette selskapets strategiske retning: Styret må identifisere selskapets overordnede mål, basert på en grundig analyse av markedstrender, konkurransesituasjon og interne ressurser.
2. Overvåke gjennomføringen: Dette inkluderer å følge med på milepæler, resultater og hvordan ressursene blir brukt. Styret bør gjennomgå strategiske rapporter regelmessig for å sikre at organisasjonen beveger seg i riktig retning.
3. Justere kursen ved behov: Når det oppstår avvik fra planen, må styret handle raskt og samarbeide med ledelsen for å gjøre nødvendige tilpasninger.

KPI-er som nøkkelverktøy for oppfølging

Hva er KPI’er

Key Performance Indicators (KPI’er) er målbare verdier som viser hvor godt et selskap oppnår sine forretningsmål. De kan være både kvantitative og kvalitative og er uvurderlige for styrets oppfølging av strategi. Disse målbare indikatorene gir innsikt i hvordan selskapet presterer i forhold til sine strategiske mål. For at KPI-ene skal være effektive, bør de være SMART (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbundne).

KPI kategorier

Det er flere kategorier av KPI-er for strategioppfølging:

• Finansielle: Måler selskapets økonomiske helse og inkluderer indikatorer som omsetningsvekst, bruttofortjeneste, nettoresultat, avkastning på investering (ROI) og kontantstrøm.
• Kundetilfredshet: Målt gjennom kundetilfredshetsundersøkelser, Net Promoter Score (NPS), kundelojalitet og antall kundeklager.
• Medarbeidertilfredshet: Målt gjennom medarbeidertilfredshetsundersøkelser, medarbeiderengasjement, turnover-rate og antall sykedager.
• Operasjonell effektivitet: Målt gjennom produksjonseffektivitet, leveringspresisjon, lageromsetningshastighet og kostnad per enhet produsert.
• Markedsandel: Målt gjennom selskapets andel av markedet i forhold til konkurrenter, vekst i markedsandel og antall nye kunder.
• Innovasjon: Antall nye produkter lansert, andel salg som kommer fra produkter og tjenester som er yngre enn 5 år, forsknings- og utviklingskostnader, antall ideer, samt andel som går videre til utvikling er gode indikatorer for selskapet.
• Bærekraft: KPI-er som kjønnsbalanse, mangfold, gode arbeidsforhold, karbonavtrykk, energiforbruk og avfallshåndtering kan vise selskapets fremgang mot bærekraftsmål. Her bør man også inkludere forhold i hele verdikjeden, spesielt i forhold til de krav man stiller til sine leverandører

Hvordan finne de relevante KPI’ene

For å bruke KPI’er effektivt, må styret først identifisere de mest relevante KPI’ene som er knyttet til selskapets strategiske mål. Dette innebærer å forstå hvilke faktorer som driver suksess og hvordan disse kan måles. En artikkel fra MIT Sloan Management Review fremhever viktigheten av å bruke smarte KPI’er som er deskriptive, prediktive og preskriptive. Deskriptive KPI’er gir innsikt i hva som har skjedd, prediktive KPI’er forutsier fremtidige resultater, og preskriptive KPI’er anbefaler handlinger basert på dataanalyse. Artikkelen er basert på en studie som utforsker hvordan organisasjoner bruker kunstig intelligens (KI) til å utvikle smartere KPI’er som bedre samsvarer med deres strategier og mål. Bakgrunnen er at tradisjonelle KPI’er ofte ikke gir tilstrekkelig innsikt for å spore fremgang, allokere ressurser og fremme ansvarlighet. Ved å bruke KI kan KPI’ene bli mer intelligente, adaptive og prediktive, noe som gjør dem til kilder for strategisk differensiering og verdiskaping. Studien konkluderer med at selskaper som oppdaterer sine KPI’er med KI oppnår bedre økonomiske resultater enn de som ikke gjør det.

En annen viktig faktor er å strukturere KPI’ene rundt selskapets nøkkelinteressenter. Ifølge en artikkel fra Harvard Business Review bør KPI’ene dekke områder som kunder, ansatte, leverandører, myndigheter og lokalsamfunn. Dette sikrer at selskapet presterer godt på alle nødvendige områder for suksess.

Virksomhetsstyring med KPI’er, KRI’er og KCI’er

For å illustrere hvordan KPI’er kan brukes i praksis for strategisk virksomhetsstyring, kan det være nyttig å lese en artikkel publisert på hjemmesiden til BoardPro. Her ser de på den dynamiske sammenhengen mellom KPI-er, KRI-er (Key Risk Indicators) og KCI-er (Key Control Indicators), og hvordan man med dette oppnår en effektiv tilnærming til virksomhetsstyring som integrerer prestasjonsmåling, risikoforebygging og kontrollens effektivitet. Med en slik tilnærmingen kan styrer sikre at strategiene er tilpasnings-dyktige, risikohåndteringen er proaktiv, og kontrollmekanismene er robuste.

Samspillet mellom styret og ledelsen

Et nært samarbeid mellom styret og ledelsen er avgjørende for å oppnå strategiske mål. Styret må gi ledelsen handlingsrom til å utføre planen, men samtidig stille de riktige spørsmålene og holde ledelsen ansvarlig.

Godt samspill dreier seg i all hovedsak om tre forhold:

1. Klare kommunikasjonslinjer: Regelmessige rapporter og møter sikrer at både styret og ledelsen har en felles forståelse av fremdriften.
2. Gode verktøy for rapportering: Bruk av dashboards og digitale verktøy gjør det enklere å presentere KPI-data på en oversiktlig måte.
3. Tilbakemeldinger og støtte: Styret bør ikke bare vurdere, men også veilede ledelsen for å sikre at strategien forblir relevant og oppnåelig.

Fra strategi til handling: OKR som et styringsverktøy

Objectives and Key Results (OKR) er et effektivt rammeverk for å bryte ned strategiske mål til konkrete handlinger. OKR ble opprinnelig utviklet av Intel CEO Andrew Grove på 1970-tallet og har siden blitt brukt av mange suksessfulle selskaper, inkludert Google, Disney og Amazon. Jon Doerr har popularisert metodikken og brakte den inn i Google i sin tid. Stadig flere selskaper tar dette rammeverket i bruk, og det fungerer fint også for små og mellomstore bedrifter. The definitive guide to OKRs – Atlassian gir en god oversikt over metodikken.

OKR består av to hovedkomponenter:

• Objectives (mål): Disse er spesifikke og klart definerte mål som vil ha en betydelig innvirkning på virksomheten. De bør være utfordrende, men oppnåelige, og i tråd med organisasjonens strategiske mål. For eksempel «Øke markedsandel med 10 % innen året er omme.»

• Key Results (nøkkelresultater): Dette er målbare resultater som viser fremgangen mot å oppnå målene. Nøkkelresultatene fungerer som bevis på om et mål er nådd eller ikke. Et eksempel her er «få 5 000 nye kunder i målgruppen», gjerne da operasjonalisert hva dette betyr per måned eller uke.

OKR gir teammedlemmer klarhet i hva de prøver å oppnå, samt hvordan de vil måle milepæler på veien mot å nå målet. Rammeverket er designet for å sikre at alle områder av virksomheten jobber sammen mot de samme målene, og det fremmer samarbeid, ansvarlighet og intern justering.

Hvordan bruke sprinter får å operasjonalisere OKR

Mange bedrifter, spesielt oppstartsselskaper innen teknologi,  velger å kombinere OKR med sprinter fra Scrum-metodikken. Dette kan være en effektiv måte å sikre at organisasjonen jobber målrettet og smidig mot sine strategiske mål.  

Dette kan overordnet gjøres slik:

1. Definere OKR’er: Start med å definere organisasjonens overordnede mål (Objectives) og nøkkelresultater (Key Results). Disse bør være ambisiøse, men oppnåelige, og gi en klar retning for hva organisasjonen ønsker å oppnå. For eksempel kan et mål være å «Øke kundetilfredshet med 20% innen utgangen av året», med nøkkelresultater som «Redusere responstid på kundeserviceforespørsler til under 24 timer» og «Øke antall positive kundeanmeldelser med 30%».
2. Bryte ned OKR’er til sprintmål: Når OKR’ene er definert, brytes de ned til mindre, håndterbare sprintmål som kan oppnås i løpet av en sprint (vanligvis to til fire uker, eller kvartal). For eksempel kan et sprintmål være å «Implementere en ny funksjon for raskere kundeservice» som bidrar til å redusere responstiden.
3. Planlegging av sprinten: Under sprintplanleggingsmøtet bestemmer teamet hvilke oppgaver som skal inkluderes i sprinten for å oppnå sprintmålet. Oppgavene velges basert på prioritet og teamets kapasitet. Målet er å velge et realistisk antall oppgaver som kan fullføres innen sprintens tidsramme.
4. Gjennomføre daglige standup-møter: Under sprinten holder teamet ofte daglige standup-møter for å oppdatere hverandre om fremdriften, identifisere hindringer og planlegge dagens arbeid. Disse møtene bidrar til å opprettholde kommunikasjon og samarbeid i teamet.
5. Gjennomføre sprintgjennomgang: På slutten av hver sprint holder teamet en sprintgjennomgang, hvor de presenterer det ferdige arbeidet til interessenter (f.eks ledelsen) og mottar tilbakemeldinger. Dette møtet gir teamet mulighet til å demonstrere fremdriften og sikre at arbeidet oppfyller kravene og forventningene.
6. Gjennomføre sprintretrospektiv: Etter sprintgjennomgangen holder teamet en sprintretrospektiv, hvor de reflekterer over sprinten og identifiserer hva som fungerte bra og hva som kan forbedres. Målet med retrospektivet er å kontinuerlig forbedre teamets prosesser og arbeidsmetoder.

Ved å bruke sprinter sammen med OKR, kan organisasjonen jobbe mer effektivt og fleksibelt mot sine strategiske mål. Sprinter gir teamet mulighet til å fokusere på konkrete oppgaver som bidrar til å oppnå OKR’ene, samtidig som de tilpasser seg endringer raskt og leverer verdi til interessenter på en jevnlig basis.

Konklusjon

Effektiv strategioppfølging er en balansekunst som krever struktur, verktøy og samarbeid. Ved å bruke KPI’er for å måle fremdrift, OKR for å operasjonalisere strategien og ha et tett samspill med ledelsen, kan styret sikre at selskapet ikke bare når sine mål, men også er rustet for fremtidige utfordringer. Bruk av smarte KPI’er og et helhetlig rammeverk gir styret en dypere forståelse av selskapets prestasjoner og risikoer. Implementeringen av KPI’er og OKR krever en systematisk tilnærming, men fordelene de gir i form av bedre styring, tidlig identifisering av problemer og en kultur for kontinuerlig forbedring, gjør dem til et uvurderlig verktøy for ethvert styre.

Et strukturert styre er nøkkelen til suksess – både i dag og i morgen.

KILDER:

1. MIT Sloan Management Review: En artikkel som diskuterer hvordan kunstig intelligens kan brukes til å forbedre KPI’er og gjøre dem mer dynamiske. Artikkelen er basert på et forskningsprosjekt.
2. Harvard Business Review: En artikkel som understreker viktigheten av å strukturere KPI’er rundt nøkkelinteressenter som kunder, ansatte, leverandører, myndigheter og lokalsamfunn.
3. BoardPro: En artikkel som forklarer hvordan KPI’er, sammen med Key Risk Indicators (KRI’er) og Key Control Indicators (KCI’er), kan brukes til å balansere prestasjonsstyring med risikostyring og kontrollsikring.
4. Forbes Advisor: En artikkel som gir en definisjon og eksempler på OKR (Objectives and Key Results).
5. Zoho Sprints: En artikkel som beskriver hvordan teknologiselskaper bruker OKR’er kombinert med sprinter for å oppnå sine mål.
6. Atlassian: En guide som forklarer hvordan innovative selskaper bruker OKR’er for å drive smidighet og sikre at alle teammedlemmer jobber mot felles mål.