Å stille uforberedt til styremøtet er ikke akseptabelt!

Å stille uforberedt til styremøtet er ikke akseptabelt

Forfatter: Kurt Petter Lindgren

Å stille uforberedt til et styremøte er rett og slett ikke akseptabelt.

Hva kan jeg som styremedlem gjøre for å effektivisere styremøtet?

Styremøter er avgjørende for effektiv styring av et selskap, da de gir et forum for ledende beslutningstakere til å komme sammen, vurdere fremdrift og planlegge for fremtiden.

Som styremedlem spiller du en sentral rolle i å sikre at selskapet drives på en bærekraftig, ansvarlig og effektiv måte. 

Du har flere viktige ansvarsområder som er sentrale for effektiv styring og ledelse av organisasjonen. 

Her er en oversikt over de viktigste områdene:

  1. Strategisk ansvar
  2. Finansiell ansvar
  3. Risiko og compliance
  4. Overvåkning av ledelsen
  5. Interessehåndtering
  6. Etisk ansvar
  7. Møteplikt

Det er viktig at du som styremedlem er godt forberedt, strukturert, aktiv og engasjert, slik at du kan bidra til selskapets suksess og bærekraftige vekst, samt være villig til å ta ansvar for de beslutningene som påvirker selskapets fremtid. 

Som styremedlem er det flere ting du kan gjøre for å effektivisere styremøtet:

  1. Det bør være unødvendig å si, men sørg for at du vet når og hvor møtet skal finne sted, eller at du har riktig lenke dersom møtet er digitalt. Dessverre må styremøtet altfor ofte utsettes fordi noen ikke har gjort nettopp det.
  1. Sørg for at du har satt av nok tid før styremøtet til å bli kjent med materialet som skal diskuteres, slik at du kan bidra med både synspunkter og spørsmål. Forberedelse til styremøte er avgjørende for å sikre at møtet blir effektivt og produktivt.

Her er en liten guide til hvordan du kan gjøre akkurat det:

Møtets Agenda

Gå grundig gjennom den tilsendte agendaen. Vær klar over hvilke saker som skal diskuteres, og gjennomgå møtereferatet fra forrige møte.

Foreslå gjerne egne saker til agendaen. Hvis du har spesifikke punkter eller temaer du mener bør behandles, foreslå dem i god tid før møtet.

Sørg for at møtene følger en strukturert agenda som er sendt ut på forhånd. Inkluder faste punkter og aktuelle temaer, og identifiser hvilke saker som er mest kritiske og prioriter disse.

Sett tidsrammer for hvert punkt. For å unngå at møtet sporer av, sett tidsgrenser for diskusjonene av hver sak og unngå at det drar ut.

Les Styredokumentene – «Unngå å bli en kopi»

Les gjennom alle dokumenter og rapporter knyttet til sakene som skal diskuteres. 

Forbered dine spørsmål og eventuelle kommentarer på forhånd, og noter ned tanker eller innspill til de ulike sakene.

Eller enda bedre: Send gjerne inn spørsmålene dine FØR styremøtet. 

Dine spørsmål til administrasjonen kan kreve tid å besvare. Dersom du sender dem i FORKANT av møtet, får administrasjonen tid til å gi deg et grundig svar, og du slipper kanskje å vente til neste styremøte.

På denne måten unngår du å bli en kopi av sidemannen. Når avstemmingen skal foretas, vil du være godt kjent med saken og ikke bare følge hva personen ved siden av stemmer.

Åpenhet og Respekt

Det er viktig at ALLE føler seg trygge i møtet. 

Sørg for at det skapes et klima der alle deltakere føler seg trygge nok til å uttrykke sine synspunkter uten frykt for negative konsekvenser. 

Dette innebærer respekt for ulike meninger i styret, og at styret som helhet anerkjenner verdien av forskjellige perspektiver.

Oppmuntre til deltakelse fra alle og sørg for at alle i styret får muligheten til å bidra. Dette skaper et mer inkluderende miljø.

Du sitter i styremøtet for en grunn. 

Engasjer deg i diskusjonene, still spørsmål, del dine synspunkter, og vær klar for konstruktiv debatt for å fremme en aktiv diskusjon. Hvis du har ansvaret for spesifikke punkter, vær forberedt

Å stille uforberedt til styremøtet er ikke akseptabelt

Hva trenger du hjelp til?

Våre konsulenter kan avhjelpe konfliktsituasjoner, tilføre kompetanse der nye muligheter tar form eller der strategien må endres eller ny kompetanse er avgjørende i den fase virksomheten står ovenfor.

Flere av våre artikler: