Go to Top
  • Du har ingen produkter i handlekurven.

Styreinstruks SKAL utarbeides for og i styret der man har ansattvalgte styremedlemmer

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Alle Aksjeselskaper og Allmenaksjeselskaper, herunder en rekke andre selskapsformer,  har lovregulert bestemmelse om at det SKAL utarbeides og fastsettes en styreinstruks når og dersom det er ansatt valgte styremedlemmer i selskapets styre! En sak er da at i slike tilfeller SKAL det utarbeides en styreinstruks – en annen sak er om ikke styreinstruks burde vært gjennomarbeidet og utformet for ethvert styre! Nedenfor følger et eksempel som det kan være nyttig å lese igjennom;

STYREINSTRUKS FOR STYRET I HUMOR AS

1. Grunnleggende utgangspunkt for styrets arbeid i selskapet

Styret i Humor AS skal utøve sitt styrearbeid i samsvar med gjeldende: aksjelov, selskapets vedtekter og generalforsamlingsbeslutninger.

Aksjelovens bestemmelse i § 6-12 angir styrets hovedområder:

«Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene».

Styreinstruksen skal opp til behandling og gjennomgang hver gang det er nytt styre, dvs. ved valg eller utskiftninger på styrenivå.

2. Møteplan, innkalling og deltakelse

Styreleder og Daglig leder utarbeider forslag til årlig møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden. Det skal avholdes styremøter hver 2. måned. Ekstraordinær styrebehandling kan gjennomføres der spesielle saker krever styrets behandling og godkjennelse.

Styremedlemmene innkalles skriftlig og med en frist slik at de har innkallelsen og saksdokumentene senest 7 dager før styremøtet. Det samme gjelder for varamedlemmer. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles, samt nødvendig saksgrunnlag for sakene. Styremedlemmene skal gis mulighet til å delta i styremøtes behandling av saker enten ved oppmøte i møterommet, deltagelse på telefon, skype, videokonferanse eller ved andre tekniske innretninger.

Styremedlemmer/-leder som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets sekretær om at vedkommende melder forfall, og styrets sekretær innkaller vararepresentanten umiddelbart.

Daglig leder rapporterer til styret og deltar på styremøtene. I tillegg deltar styresekretær som er oppnevnt av styret.

Styrets medlemmer og Styreleder skal påse at de ikke forstyrres eller må håndtere andre oppgaver under styremøtets gang. Styret fordeler oppgaver og ansvar for styrerelaterte oppgaver på en hensiktsmessig måte.

Dersom styret skal behandle lønn, arbeidsvilkår, evaluere en medarbeiders rolle som ansatt, skal vedkommende ikke delta i styrets behandling dersom vedkommende har styreplass i selskapet, eller dersom vedkommende inngår i selskapets ledelse. Dette gjelder ikke dersom det er en total lønnspott som skal vedtas, og styremedlemmet er en av mange.

Styreprotokoll fra styremøter utarbeides innen en uke etter avslutning av hvert styremøte og styresekretær er ansvarlig for at denne blir underskrevet uten opphold og så raskt som mulig.

3. Saksforberedelse og dokumentasjon

Daglig leder er, i samarbeid med styrets leder, ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende senest 7 dager før styremøtene, med mindre særlige forhold foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt daglig leders forslag til vedtak.

Styrets medlemmer skal i forkant av styremøtene sette seg inn i de aktuelle saker og den underlagsdokumentasjonen som er utsendt.

 4. Behandling i møte

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte kan delta i styrebehandlingen, som via telefon eller andre tekniske innretninger. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for (jf. Aksjelovens § 6-25 om alminnelig flertallskrav).

Alle som deltar på styremøtet er til enhver tid underlagt den taushetsplikten som styret i aktuelle saker vedtar at skal gjelde. Dette gjelder styrets medlemmer, samt andre som deltar på styremøtet.

Det er daglig leder som er ansvarlig for informasjon utad til ansatte, forretningsforbindelser og som er bedriftens talsperson ovenfor media i saker som har med den daglige drift å gjøre. Det er styret via Styreleder som er ansvarlig for informasjon utad til ansatte, forretningsforbindelser og Styreleder er bedriftens talsperson ovenfor media i styresaker og selskapets strategiske mål og valg.

 5. Styresaker

Styret skal på hvert ordinære styremøte behandle protokoll fra forrige styremøte, herunder endelige signering.

Styret skal behandle nedenstående saker etter følgende rullering:

Hvert kvartal:

  • Daglig leders rapportering av regnskap og budsjett
  • Daglig leders rapportering av selskapets drift, herunder HMS og internkontroll

Halvårlig:

  • Evaluering av daglig leders arbeid.

Årlig:

  • Evaluering av styrets og daglig leders arbeid
  • Kundetilfredshets- og omdømmemåling
  • Medarbeiderundersøkelse

Hvert 2. år:

  • Evaluering av vedtektene
  • Fullmaktsstruktur for selskapet

I tillegg kommer enkeltsaker etter behov.

 

Vedlegg til styreinstruks

På generell bakgrunn kan vi si at et styre har seks særtrekk som de må ivareta om de skal løse de oppgavene som aksjeloven pålegger styret. Disse særtrekkene er:

1. Styret er et kollegialt organ.

Det vil si at hva formell autoritet angår, rangerer alle styrets medlemmer likt. Styreleder er kun den ”første blant likemenn”. Han/hun har bare administrativ myndighet til å avgjøre når og hvor styret skal møtes, noe som normalt gjøres i samråd med de øvrige styremedlemmene. Når styreleder uttaler seg eller opptrer på styrets vegne, er det etter fullmakt fra styrets øvrige medlemmer.

2. Styret er en samarbeidende gruppe.

Det betyr to ting; for det første må et styre handle i fellesskap, altså som en samlet enhet, etter forutgående overlegning. Dernest fungerer styret som en samlet enhet bare i styremøtene, dvs. når styret er samlet. Utenfor styrerommet har verken styreleder eller noen av de andre styremedlemmene noen formell makt, hvis det ikke foreligger spesielle fullmakter.

3. Styreansvar er individuelt.

Mens styrets oppgaver er kollektive, er det strafferettslige og sivilrettslige ansvaret individuelt. Det betyr at den enkelte har ansvar som om han/hun var alene med ansvaret. Hva ansvaret angår, er det altså ingen forskjell på styrets leder og det enkelte medlem.

4. Styret har et beslutningsansvar.

Kapittel 6 i aksjeloven definerer styret som foretakets overordnede ledelse. Ledelse vil blant annet si å ta beslutninger – ved at styret drar opp selskapets overordnede mål, strategi, budsjett, organisasjonsform og handlingsplaner.

5. Styret kan ikke gjennomføre egne beslutninger.

Styret må altså utøve sin myndighet gjennom Daglig leder. Styret verken bør eller må gå direkte inn i bedriften og forbi den som er satt til å lede selskapet. Hovedregelen er at Daglig leder skal lede den daglige driften, mens styret skal beslutte i saker som er av uvanlig art eller av en viss størrelse, eller av større betydning for selskapet. Men Daglig leder skal til enhver tid utføre de oppgaver som styret pålegger denne, og det er styret som er daglig leders overordnede.

6. Styret er valgt av eiere for å ivareta foretaket.

Det betyr at det ikke er rom for ”særinteresser” i styrets forhandlinger. Det er hele tiden foretakets beste etter en samlet vurdering som er det overordnede syn. Konsekvensen av dette syn er at styrets medlemmer må være frie og uavhengige, uten personlige bindinger til eier og ledelsen i selskapet. Det følger også av dette at de ansattvalgte representanter i styret ikke representerer de ansatte, men skal utføre sitt styreverv til selskapets beste.

Generelle faglige krav til et styremedlem, uavhengig av verv

  • Et styremedlem skal fokusere på helhet og sammenheng og bidra med sin kompetanse på utvalgte områder hvor selskapets suksessfaktorer finnes.
  • Et styremedlem må ha kunnskap om, kontakt med og interesse for foretaket i sin helhet og alle forhold som omgir foretaket.
  • Et styremedlem må kjenne og akseptere foretakets visjon og forretningsidé, markedssituasjon og bransje for å kunne bidra konstruktivt i vervet.
  • Et styremedlem må ha forståelse for selskapets produkter og tjenester – sett med kundens øyne.
  • Et styremedlem må kunne lese et regnskap, samt ha forståelse for hva talloppstillingen og tallrelasjoner uttrykker.
  • Et styremedlem må kjenne det sivilrettslige og strafferettslige ansvaret som ethvert styreverv innebærer.
  • Et styremedlem må kjenne styrets rolle, hvilket vil si styre og ikke lede selskapet.