Go to Top
  • Du har ingen produkter i handlekurven.

Alle styremedlemmene bør underskrive styreprotokollen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Styreprotokollen er det viktigste dokumentet når det gjelder styrebehandling både når det gjelder selskapets drift gjennom året, og ikke minst i historisk sammenheng. Styreprotokollen er styrets dokument og selskapets eiere har i utgangspunktet ingen innsynsrett i dette dokumentet. Derfor er det viktig at protokollen både skrives, signeres og oppbevares på en betryggende måte. Nå står det riktignok i aksjeloven at når det er 5 eller flere medlemmer i et styret kan to av medlemmene velges til å underskrive protokollen. Men det er ingen tvil om at det er en stor fordel at alle som har deltatt i styrebehandlingen også signerer i styreprotokollen les mer

Vi lever gjerne etter mottoet at « dager kommer og dager går og det vil helst gå bra og ingen uforutsette ting skjer» også i styresammenheng. Men vi skal huske at det er viktig «å ha orden i eget hus og ha alt på stell» også i styresammenheng når det gjelder styreprotokollen. Menge gjør det fortsatt slik at styreprotokollen signeres i «neste styremøte» som kan være opp til 4 måneder senere. Men mye kan skje på fire måneder og en ikke signert kan få uanede konsekvenser – derfor er det i alles interesse at protokollen blir signert raskest mulig etter styremøtet.

I gamle dager ble styremøtene holdt på direktørens kontor med høy cigarføring og høye smørbrød og med en styresekretær som skrev inn i en tykk brun protokollbok på en så sirlig måte at det er vanskelig å få trykket det like fint i dag. Den gang besto styrene som regel bare av menn, og når møtet var ferdig tok mennene seg noen cognakker mens styresekretæren skrev ferdig protokollen. Deretter signerte alle styremedlemmene protokollen før de gikk sjanglende hjem – og dette var bra, for da hadde de allerede en godkjent og signert protokoll samme dag.

En ikke signert protokoll kan i utgangspunktet betraktes som ikke gyldig og som nevnt kan f.eks 4 måneder med å vente med å få den signert være en sjansespill. Nå forlanger aksjeloven at protokollen skal være på papir – enten i bok eller i løsbladsystem i en ringperm. Det er ikke lov å oppbevare protokollen elektronisk. Protokollen skal være sidenummerert både som bok og i ringperm.

Men vi kan benytte de mulighetene som teknikken gir oss i dag for å få underskrevet en foreløpig protokoll ved at protokollen sendes ut på mail til alle styremedlemmene dagen etter styremøtet. La oss si at protokollen består av 5 sider og styremedlemmene leser igjennom mailen, skriver den ut, signerer på siste side over sitt navn (der alle styremedlemmenes navn står ) scanner den inn og sender den tilbake til styresekretæren som da kanskje i løpet av en uke har alle styremedlemmenes signatur i protokoll ! Denne kan da betraktes som et godkjent verktøy – så om fire måneder i neste styremøte har styresekretæren kjørt ut ett eksemplar av protokollen (som er helt likt det de skrev under på første gang) hvor alle styremedlemmene skriver under på samme 5. side og denne settes inn i ringpermen som da er den offisielle protokollen. Husk da på at de første fire sidene også må paraferes eller signeres.

Ett godt råd til slutt: Har du ikke deltatt i styrebehandlingen og styreprotokollen skal underskrives så hold hendene i lomma – ikke signer i en protokoll du ikke har ansvaret for. Lykke til med styrearbeidet.